PhanmembizZoho Strategic PartnerLiên hệ

Mẫu KPI Đội Sale Theo Từng Vị Trí (Tải Excel)

Nhiều đội bán hàng dùng chung một bảng KPI cho tất cả: ai cũng bị đo bằng doanh thu. Người tìm khách thì bị trừ điểm vì chưa có doanh thu, người chăm sóc khách cũ thì bị so với người chốt khách mới, còn nhân viên hỗ trợ thì chẳng có chỉ số nào cả. Kết quả thường là mọi người dồn vào cùng một con số, và những việc không nằm trong con số đó bị bỏ qua.

Bài này đi kèm một tệp Excel có sẵn KPI, trọng số, cách tính điểm và hệ số thưởng cho sáu vị trí: SDR/Telesales, Sales Executive, Account Manager, Sales Admin, Trưởng nhóm và Giám đốc kinh doanh. Bạn chỉnh các ô nền vàng theo doanh nghiệp, nhập số thực tế, và bảng tự tính điểm.

Tải mẫu KPI đội sale (Excel, 10 sheet)

Có ba điều cần nói trước. Mọi con số mục tiêu, trọng số, thang điểm và hệ số thưởng trong tệp là ví dụ minh họa, không phải chuẩn ngành; hãy thay bằng số liệu lịch sử của chính bạn. Sáu vị trí là lựa chọn của chúng tôi, doanh nghiệp có vai trò khác sẽ tự thêm. Và phần pháp lý chỉ mang tính tham khảo, không thay thế luật sư.

Minh bạch: Phanmembiz là đơn vị triển khai Zoho tại Việt Nam. Tệp dùng được với mọi CRM hoặc bảng tính.

1. Vì sao mỗi vị trí cần bộ KPI riêng

Một người tìm khách (SDR) có việc là tạo ra cơ hội đủ tốt để người khác chốt. Một Account Manager có việc là giữ và mở rộng khách hiện có. Một Trưởng nhóm có việc là làm cho cả nhóm đạt kết quả và dự báo đúng. Đo cả ba bằng cùng một chỉ tiêu doanh thu thì chỉ phản ánh được một trong ba vai trò.

Nguyên tắc chúng tôi dùng khi dựng tệp, là đề xuất của người soạn dựa trên thực hành chung, không phải kết quả nghiên cứu:

  1. Đo đúng phần việc của vị trí đó, không đo thứ nằm ngoài tầm kiểm soát của họ.
  2. 5 đến 7 KPI mỗi vị trí. Nhiều hơn thì khó biết ưu tiên việc nào.
  3. Cân bằng ba nhóm: Hoạt động (việc làm), Kết quả (đầu ra) và Chất lượng (dữ liệu, tuân thủ, độ chính xác). Chỉ đo kết quả thì khó biết vì sao trượt; chỉ đo hoạt động thì dễ bị làm cho đủ số.
  4. Mỗi KPI có một đối trọng, tức một chỉ số đo thêm để kiềm lại cách "chạy số" dễ xảy ra nhất (xem mục 3).

2. Sáu vị trí và các KPI mẫu

Bảng dưới là cách tệp gợi ý. Thư viện trong tệp có 30 KPI với định nghĩa, nguồn dữ liệu, rủi ro bị chạy số và đối trọng để bạn chọn và thay thế.

Vị tríVai tròKPI chính trong mẫu (ví dụ)
SDR / TelesalesTìm khách và tạo cơ hộiSố cơ hội đủ điều kiện bàn giao; tỷ lệ cơ hội được chấp nhận; tỷ lệ lead liên hệ đúng thời hạn; tuân thủ CRM
Sales ExecutiveChốt khách mớiDoanh thu mới so với chỉ tiêu; tỷ lệ thắng; giá trị pipeline mới; chiết khấu trung bình; chu kỳ bán hàng
Account ManagerGiữ chân và mở rộng khách hiện cóTỷ lệ gia hạn theo doanh thu; doanh thu bán thêm; tỷ lệ rời bỏ; điểm hài lòng; công nợ quá hạn
Sales AdminHỗ trợ báo giá, hợp đồng, dữ liệuThời gian xử lý báo giá; tỷ lệ làm đúng ngay lần đầu; độ đầy đủ dữ liệu CRM; báo cáo đúng hạn
Trưởng nhómQuản lý một nhóm bán hàngDoanh thu nhóm; tỷ lệ thành viên đạt chỉ tiêu; hệ số bao phủ pipeline; sai số dự báo; họp và huấn luyện; tỷ lệ nghỉ việc
Giám đốc kinh doanhKết quả và hệ thống toàn độiDoanh thu so với kế hoạch; biên lợi nhuận gộp; tỷ lệ thắng; sai số dự báo; giữ chân khách

Hai điều đáng chú ý. Thứ nhất, Sales Admin cũng có KPI, thường bị bỏ quên dù họ ảnh hưởng đến tốc độ báo giá và chất lượng dữ liệu. Thứ hai, KPI của người quản lý gắn với kết quả của đội (tỷ lệ thành viên đạt chỉ tiêu, sai số dự báo), không chỉ doanh thu cá nhân.

3. Đối trọng: để KPI không bị "chạy số"

Ai bị đo bằng một con số sẽ có xu hướng tối ưu con số đó, đôi khi theo cách mình không mong muốn. Có hai nghiên cứu kinh tế nhắc về điều này, nhưng cần đọc đúng giới hạn của chúng. Nghiên cứu của Oyer (1998) cho thấy doanh số cao hơn vào cuối năm tài chính, phù hợp với việc hợp đồng thưởng của nhân viên bán hàng là phi tuyến (chúng tôi chỉ đọc phần tóm tắt). Nghiên cứu của Larkin (2014) ở một nhà cung cấp phần mềm doanh nghiệp cho thấy nhân viên chấp nhận giá thấp hơn ở những quý họ có động lực tài chính để đóng deal, ước tính làm công ty mất khoảng 6% đến 8% doanh thu (chúng tôi chỉ đọc phần tóm tắt). Cả hai là dữ liệu từ Mỹ, nghiên cứu của Larkin chỉ ở một công ty, nên không đại diện cho Việt Nam, nên chúng tôi chỉ dùng để rút ra một điều thận trọng: KPI nào càng gắn với thưởng thì càng cần đối trọng.

Trong tệp, mỗi KPI có hai cột đi kèm: "Rủi ro bị chạy số" và "Đối trọng nên đo cùng". Ví dụ:

Báo cáo số liệu trên laptop dùng cho mẫu KPI đội sale

4. Cách tệp tính điểm

Cách tính được giữ đơn giản để người không chuyên Excel vẫn kiểm tra được:

  1. % đạt = Thực tế / Mục tiêu. Với KPI "càng thấp càng tốt" (chiết khấu, chu kỳ bán hàng, tỷ lệ rời bỏ) thì % đạt = Mục tiêu / Thực tế.
  2. Điểm quy đổi = % đạt, nhưng không vượt trần (ví dụ 120%) để một KPI không kéo cả bảng điểm, và bằng 0 nếu dưới ngưỡng tối thiểu (ví dụ 50%). Cả hai là ví dụ và chỉnh được.
  3. Điểm theo trọng số = Điểm quy đổi x Trọng số. Điểm KPI tổng hợp là tổng điểm theo trọng số; 100% nghĩa là đạt đúng mục tiêu.
  4. Xếp loại và hệ số thưởng tra theo bảng (ví dụ: dưới 70% là "Chưa đạt", từ 90% là "Đạt", từ 110% là "Xuất sắc").

Ví dụ minh họa (nhân viên giả định, số liệu bịa) cho vị trí Sales Executive trong tệp:

KPITrọng sốMục tiêuThực tế% đạtĐiểm theo trọng số
Doanh thu mới40%500 triệu520 triệu104,0%41,6%
Tỷ lệ thắng15%25%22%88,0%13,2%
Pipeline mới15%1,5 tỷ1,3 tỷ86,7%13,0%
Chiết khấu trung bình (thấp hơn là tốt)10%8%9%88,9%8,9%
Chu kỳ bán hàng (thấp hơn là tốt)10%45 ngày41 ngày109,8%11,0%
Cơ hội có bước tiếp theo kèm ngày10%95%92%96,8%9,7%
Điểm KPI tổng hợp100%97,3%

Với bảng xếp loại mẫu, 97,3% là "Đạt", hệ số thưởng 0,8; nếu mức thưởng KPI mục tiêu giả định là 10.000.000 VND thì thưởng theo kết quả là 8.000.000 VND. Các số trong bảng đã làm tròn nên tổng các dòng có thể lệch 0,1% so với kết quả. Tệp có ô cảnh báo khi tổng trọng số khác 100% và ô đếm số KPI đã có số liệu, vì điểm chỉ tính trên KPI đã nhập.

5. Đặt mục tiêu từ số liệu của chính bạn

Chúng tôi không đưa mục tiêu "chuẩn ngành" vì không có nguồn đáng tin để dẫn cho từng vị trí tại Việt Nam, và các con số lan truyền trên mạng thường không truy được nguồn. Thay vào đó, hãy đặt mục tiêu từ chính dữ liệu của bạn:

  1. Lấy 3 đến 6 tháng gần nhất từ CRM hoặc kế toán cho từng chỉ số (tỷ lệ thắng, chu kỳ bán hàng, chiết khấu trung bình, thời gian phản hồi lead).
  2. Xem mức trung vị và mức của nhóm làm tốt nhất, rồi đặt mục tiêu giữa hai mức, kèm kế hoạch để đạt.
  3. Kiểm tra mối liên hệ giữa các mục tiêu. Ví dụ, nếu tỷ lệ thắng thực tế là 25% thì để đạt chỉ tiêu doanh thu, pipeline phải lớn khoảng bốn lần chỉ tiêu (1 chia 0,25). Đây là phép tính số học đơn giản, bỏ qua độ trễ và khác biệt về quy mô deal. Tệp dùng nó cho hệ số bao phủ pipeline của Trưởng nhóm.
  4. Rà soát mỗi quý và thông báo trước khi đổi, không đổi giữa kỳ khi chưa báo.

Đánh giá kết quả từng người theo mẫu KPI đội sale

6. Lưu ý pháp lý khi dùng KPI cho thưởng và đánh giá

Phần này đối chiếu văn bản hợp nhất Bộ luật Lao động (18/VBHN-VPQH năm 2026) và các bài tổng hợp pháp luật, tra cứu ngày 21/10/2026. Đây không phải tư vấn pháp lý; hãy hỏi luật sư trước khi ban hành.

7. Đưa KPI vào CRM để không phải nhập tay

Một KPI chỉ đáng tin khi dữ liệu đáng tin. Trong thư viện của tệp, đa số KPI (số cơ hội, giá trị pipeline, tỷ lệ thắng, chu kỳ bán hàng, chiết khấu, bước tiếp theo kèm ngày) có thể lấy từ CRM nếu đội thật sự cập nhật. Vì vậy mỗi vị trí đều có ít nhất một KPI về tuân thủ CRM với trọng số nhỏ. Nếu CRM chưa được dùng đều, hãy bắt đầu bằng việc đó trước khi đặt KPI nặng về kết quả (xem bài 30-60-90 ngày sau khi vận hành CRM). Chúng tôi chưa kiểm tra báo cáo cụ thể nào trong từng CRM tính được từng KPI; hãy đối chiếu với công cụ của bạn.

Câu hỏi thường gặp

Tệp dùng được trên Excel và Google Sheets không? Tệp được tạo và tính lại bằng LibreOffice, công thức chỉ dùng hàm cơ bản. Chúng tôi chưa thử trực tiếp trên Microsoft Excel và Google Sheets, nên hãy mở thử và kiểm tra danh sách thả xuống và ô cảnh báo trước khi triển khai.

Có thể dùng cho nhân viên bán lẻ hoặc kênh phân phối không? Sáu vị trí trong tệp là mô hình B2B phổ biến. Với vai trò khác, bạn sao chép một sheet gần nhất và chọn KPI từ thư viện hoặc tự thêm.

Mục tiêu trong tệp có phải chuẩn để áp dụng không? Không. Đó là ví dụ minh họa. Hãy đặt mục tiêu từ số liệu lịch sử của doanh nghiệp.

Nên gắn KPI với lương hay thưởng? Tệp gắn với thưởng hoặc hoa hồng. Chúng tôi không khuyến nghị trừ lương khi không đạt KPI vì Điều 102 Bộ luật Lao động chỉ cho khấu trừ lương để bồi thường thiệt hại về tài sản. Hãy hỏi luật sư.

Một vị trí nên có bao nhiêu KPI? Gợi ý của chúng tôi là 5 đến 7, gồm cả Hoạt động, Kết quả và Chất lượng. Đây là đề xuất thực hành, không phải kết quả nghiên cứu.

KPI và OKR khác nhau thế nào? KPI đo hiệu suất thường xuyên của công việc; OKR đặt mục tiêu thay đổi theo kỳ. Xem bài OKR và KPI khác nhau thế nào.

Kết luận

Một bảng KPI tốt phản ánh đúng việc của từng vị trí, cân bằng giữa hoạt động, kết quả và chất lượng, có đối trọng cho những chỉ số dễ bị chạy số, và gắn với thưởng theo một quy chế công bố rõ. Tệp mẫu cho bạn khung và công thức để bắt đầu; phần quan trọng nhất vẫn là các mục tiêu lấy từ dữ liệu của chính bạn và sự đồng thuận của đội.

Nếu bạn muốn đưa bộ KPI này vào CRM, thiết lập báo cáo và quy trình cập nhật dữ liệu, đội ngũ Phanmembiz có thể cùng bạn thực hiện.

Đặt lịch tư vấn miễn phí với Phanmembiz

Zoho Authorized Partner