Chuyển đổi số với Zoho One – Trung Thủy Group đã bứt phá 35% hiệu suất!

Trung Thủy Group (TTG) đã thực hiện bước ngoặt chiến lược khi hợp nhất toàn bộ dữ liệu phân tán vào hệ sinh thái Zoho One. Quá trình này giúp tập đoàn xóa bỏ các quy trình thủ công và nâng cao hiệu suất vận hành lên gấp nhiều lần trong kỷ nguyên số.

Bối cảnh chuyển đổi số tại Trung Thủy Group

Trung Thủy Group là một tập đoàn đa ngành có vị thế vững chắc trong các lĩnh vực bất động sản cao cấp, dịch vụ nghỉ dưỡng và nông nghiệp công nghệ cao. Tuy nhiên, sự phát triển nhanh chóng của các đơn vị thành viên đã vô tình tạo ra những “ốc đảo dữ liệu”. Mỗi phòng ban, mỗi công ty con sử dụng một công cụ quản lý riêng, dẫn đến việc thông tin khách hàng bị phân mảnh và thiếu tính kế thừa.

Để duy trì vị thế dẫn đầu, ban lãnh đạo tập đoàn nhận thấy nhu cầu cấp thiết về một giải pháp quản trị doanh nghiệp hợp nhất. Mục tiêu không chỉ là mua một phần mềm, mà là xây dựng một hệ điều hành số có khả năng kết nối mọi điểm chạm khách hàng và tự động hóa các luồng công việc phức tạp. Đây chính là lý do chuyển đổi số với Zoho One trở thành ưu tiên hàng đầu của TTG.

3 Thách thức “điểm nghẽn” trong vận hành tập đoàn đa ngành

Dữ liệu khách hàng bị phân tán và “vùi lấp”

Trong mô hình tập đoàn đa ngành, một khách hàng mua căn hộ cao cấp hoàn toàn có thể là khách hàng tiềm năng cho dịch vụ nghỉ dưỡng hoặc sản phẩm nông nghiệp sạch. Tuy nhiên, tại TTG trước đây, thông tin khách hàng tiềm năng thường bị “vùi lấp” trong các file Excel cá nhân hoặc các phần mềm riêng lẻ của từng đơn vị. Việc thiếu một hệ sinh thái dữ liệu tập trung Zoho khiến khả năng khai thác chéo (cross-selling) gần như bằng không, gây lãng phí nguồn tài nguyên dữ liệu quý giá.

Quy trình “chạy bằng cơm” gây tốn thời gian

Việc nhập liệu thủ công và lập báo cáo bằng tay là nguyên nhân chính dẫn đến sự chậm trễ trong phản hồi khách hàng. Nhân viên phải dành quá nhiều thời gian cho các tác vụ lặp đi lặp lại thay vì tập trung vào việc tư vấn và chốt hợp đồng. Sai sót số liệu trong quá trình chuyển giao thông tin giữa bộ phận Marketing và Sales cũng là một vấn đề nhức nhối, làm giảm tỷ lệ chuyển đổi và gây ảnh hưởng đến uy tín thương hiệu.

Marketing “mù mờ” về hành vi khách hàng

Dù sở hữu các website giới thiệu dự án hoành tráng, TTG từng gặp khó khăn trong việc thấu hiểu hành vi thực sự của người dùng trên nền tảng số. Doanh nghiệp không biết chính xác khách hàng đang quan tâm đến phân khúc nào, họ dừng lại bao lâu ở một trang web hay yếu tố nào khiến họ rời bỏ giỏ hàng. Điều này dẫn đến các chiến dịch Marketing thiếu trọng tâm, không thể cá nhân hóa thông điệp cho từng đối tượng cụ thể.

Chiến lược 4 trụ cột từ Zoho One giúp TTG bứt phá

Để giải quyết triệt để các vấn đề trên, Trung Thủy Group đã phối hợp cùng Phanmembiz triển khai giải pháp quản trị tập đoàn đa ngành Zoho One dựa trên 4 trụ cột công nghệ cốt lõi.

1. Zoho CRM: Trái tim của hệ thống dữ liệu

Việc tích hợp Zoho CRM đã tạo ra một “Single Source of Truth” (Nguồn dữ liệu chân thực duy nhất). Mọi thông tin khách hàng từ các nguồn như website, hotline, và sự kiện trực tiếp đều được đổ về một hệ thống trung tâm. Các mô-đun được tùy chỉnh theo đặc thù ngành bất động sản, cho phép đội ngũ Sales theo dõi hành trình khách hàng từ lúc còn là tiềm năng cho đến khi ký hợp đồng và nhận nhà.

2. Marketing & Social: Tương tác đa kênh và cá nhân hóa

Với Zoho Campaigns và Zoho Social, TTG có thể triển khai các chiến dịch Marketing tự động hóa. Thay vì gửi email đại trà, hệ thống sẽ dựa trên Insight từ CRM để gửi các thông điệp cá nhân hóa đúng thời điểm. Ví dụ, một khách hàng vừa tham quan dự án Lancaster sẽ nhận được tài liệu chi tiết về tiến độ thi công ngay sau đó, giúp duy trì sự quan tâm và thúc đẩy quyết định mua hàng.

3. Zoho Desk: Chuẩn hóa quy trình dịch vụ khách hàng

Dịch vụ hậu mãi là yếu tố sống còn trong ngành bất động sản và nghỉ dưỡng. Zoho Desk giúp TTG quản lý mọi yêu cầu, khiếu nại của cư dân và khách hàng theo một quy trình chuẩn hóa. Mọi ticket (phiếu ghi) đều được phân loại, gán cho nhân sự phụ trách và theo dõi thời gian phản hồi (SLA), đảm bảo không có yêu cầu nào bị bỏ sót.

4. Zoho PageSense: Thấu hiểu hành vi trên nền tảng số

Đây là công cụ giúp TTG “nhìn thấu” tâm trí khách hàng. Thông qua bản đồ nhiệt (Heatmap) và phân tích luồng nhấp chuột, tập đoàn biết được khu vực nào trên website thu hút nhất. Từ đó, đội ngũ Marketing có thể tối ưu hóa giao diện và nội dung để tăng tỷ lệ đăng ký tư vấn, biến website thành một cỗ máy bán hàng hiệu quả.

Zoho One giải quyết bài toán quản trị tập đoàn đa ngành như thế nào?

Zoho One giải quyết bài toán quản trị tập đoàn đa ngành bằng cách cung cấp một nền tảng hợp nhất gồm hơn 45 ứng dụng được tích hợp sẵn, cho phép quản lý tập trung dữ liệu từ nhiều đơn vị thành viên. Hệ thống hỗ trợ phân quyền đa cấp, giúp ban lãnh đạo có cái nhìn tổng thể toàn tập đoàn trong khi các công ty con vẫn duy trì được quy trình vận hành riêng biệt và bảo mật.

Cụ thể, khả năng tự động hóa quy trình kinh doanh của Zoho One giúp kết nối các bộ phận chức năng một cách mượt mà. Khi một khách hàng tiềm năng được ghi nhận từ Zoho SalesIQ trên website, thông tin sẽ tự động được đẩy vào Zoho CRM. Tại đây, hệ thống tự động gán khách hàng cho nhân viên kinh doanh phù hợp dựa trên vị trí địa lý hoặc phân khúc sản phẩm. Toàn bộ luồng công việc này diễn ra trong tích tắc, loại bỏ hoàn toàn các khâu trung gian thủ công.

Tại sao Trung Thủy Group chọn Zoho One để chuyển đổi số?

Trung Thủy Group chọn Zoho One vì đây là giải pháp có tính linh hoạt cao, khả năng mở rộng mạnh mẽ và chi phí tối ưu so với các nền tảng ERP truyền thống. Hệ sinh thái này cho phép TTG tùy chỉnh sâu các mô-đun theo đặc thù ngành bất động sản và dịch vụ, đồng thời đảm bảo tính kế thừa dữ liệu khi tập đoàn mở rộng quy mô kinh doanh trong tương lai.

Sự lựa chọn này còn đến từ khả năng tối ưu hóa quy trình bán hàng với Zoho CRM. Trong ngành bất động sản, chu kỳ bán hàng thường kéo dài và phức tạp. Zoho One cung cấp các công cụ hỗ trợ xuyên suốt từ Marketing, Sales đến Kế toán (Zoho Books) và Chăm sóc khách hàng, tạo nên một vòng lặp giá trị khép kín mà ít giải pháp nào trên thị trường có thể đáp ứng toàn diện như vậy.

So sánh hiệu quả vận hành tại Trung Thủy Group

Dưới đây là bảng so sánh chi tiết các chỉ số vận hành của TTG trước và sau khi ứng dụng case study Zoho One vào thực tế:

Vai trò của Phanmembiz trong dự án chuyển đổi số của TTG

Thành công của dự án không chỉ nằm ở công cụ, mà còn ở chiến lược triển khai. Phanmembiz đã đóng vai trò là nhà tư vấn chiến lược, giúp TTG xây dựng bản đồ số hóa phù hợp với thực trạng doanh nghiệp. Thay vì triển khai ồ ạt, Phanmembiz cùng TTG đã thực hiện theo lộ trình chia nhỏ từng giai đoạn, đảm bảo sự thích nghi tốt nhất cho đội ngũ nhân sự.

Phanmembiz tập trung vào việc đào tạo và chuyển giao công nghệ. Chúng tôi tin rằng chuyển đổi số chỉ thành công khi nhân viên thực sự làm chủ được công cụ. Các buổi đào tạo chuyên sâu về Zoho One cho ngành bất động sản và dịch vụ đã giúp đội ngũ TTG tự tin vận hành hệ thống, từ việc thiết lập các Workflow tự động đến việc phân tích báo cáo trên Zoho Analytics.

Tối ưu vận hành tập đoàn đa ngành thông qua tự động hóa

Với sự hỗ trợ từ Phanmembiz, TTG đã thiết lập các luồng tự động hóa (Automation Workflows) phức tạp. Ví dụ, khi một hợp đồng bất động sản được ký kết, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo cho bộ phận kế toán để xuất hóa đơn, đồng thời gửi email chào mừng và hướng dẫn các bước tiếp theo cho khách hàng. Sự phối hợp nhịp nhàng này giúp giảm thiểu sai sót do yếu tố con người và nâng cao trải nghiệm khách hàng một cách chuyên nghiệp.

Kết quả và Giá trị cốt lõi mang lại

Sau một thời gian triển khai, chuyển đổi số với Zoho One đã mang lại những con số biết nói cho Trung Thủy Group. Hiệu suất làm việc của bộ phận Sales tăng 35%, chi phí vận hành Marketing giảm 20% nhờ loại bỏ các công cụ chồng chéo. Quan trọng nhất, ban lãnh đạo tập đoàn hiện có thể đưa ra các quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu thực tế thay vì cảm tính.

Khả năng mở rộng (Scalability) của Zoho One là một giá trị vô giá. Khi TTG ra mắt một dự án mới hoặc mở rộng sang một lĩnh vực kinh doanh mới, hệ thống có thể đáp ứng ngay lập tức mà không cần thay đổi cấu trúc cốt lõi. Điều này giúp hệ thống công nghệ của tập đoàn luôn có tính kế thừa và sẵn sàng cho những bước tiến xa hơn trong tương lai.

3 Bài học kinh nghiệm từ lộ trình của Trung Thủy Group

1. Chuẩn hóa dữ liệu là tiên quyết: Trước khi đưa dữ liệu lên hệ thống Zoho, TTG đã dành nhiều thời gian để lọc sạch và chuẩn hóa thông tin. Điều này đảm bảo hệ thống mới hoạt động chính xác và không bị quá tải bởi các dữ liệu rác.
2. Sự cam kết từ cấp lãnh đạo: Chuyển đổi số là một cuộc cách mạng về tư duy. Sự quyết tâm của ban lãnh đạo TTG trong việc thay đổi thói quen làm việc cũ là động lực lớn nhất để toàn bộ nhân viên tuân thủ quy trình mới trên Zoho One.
3. Lựa chọn đối tác đồng hành uy tín: Việc hợp tác cùng Phanmembiz giúp TTG rút ngắn thời gian triển khai và tránh được những sai lầm thường gặp. Một đối tác am hiểu cả về kỹ thuật lẫn nghiệp vụ kinh doanh là chìa khóa để tối ưu hóa sức mạnh của Zoho.

Chuyển đổi số không phải là đích đến, đó là hành trình tối ưu hóa liên tục để thích ứng với thị trường. Trung Thủy Group đã chứng minh rằng với một tầm nhìn đúng đắn và công cụ phù hợp như Zoho One, một tập đoàn đa ngành hoàn toàn có thể vận hành linh hoạt và hiệu quả như một công ty công nghệ thực thụ.

Liên hệ Phanmembiz để được tư vấn giải pháp phù hợp cho hành trình chuyển đổi số của bạn.