BẢO MẬT EMAIL DOANH NGHIỆP CỦA BẠN VỚI ZOHO MAIL
Bảo mật email doanh nghiệp là một trong những ưu tiên hàng đầu của các doanh nghiệp trong thời đại số hóa ngày nay. Với lưu lượng email liên quan đến công việc ngày càng tăng, việc đảm bảo tính riêng tư và bảo mật cho thông tin quan trọng trong email trở thành một thách thức không nhỏ. Chính vì vậy, việc lựa chọn một dịch vụ email doanh nghiệp an toàn và đáng tin cậy là một quyết định quan trọng.
>>> Đọc thêm bài viết: Thách thức và giải pháp khi bảo mật email doanh nghiệp
Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá một trong những lựa chọn hàng đầu trong lĩnh vực này – Zoho Mail. Với một loạt các tính năng bảo mật và công nghệ tiên tiến, Zoho Mail đã trở thành một sự lựa chọn ưa thích cho nhiều tổ chức và doanh nghiệp trên khắp thế giới. Chúng ta sẽ đi sâu vào các biện pháp bảo mật, tính năng của Zoho Mail để giúp bạn hiểu rõ cách bạn có thể bảo mật email doanh nghiệp của mình một cách hiệu quả và đáng tin cậy. Hãy cùng bắt đầu khám phá thế giới của Zoho Mail và cách nó có thể giúp bạn đảm bảo tính an toàn cho email của bạn.
Nội Dung Chính
Các tính năng bảo mật email doanh nghiệp của Zoho Mail
1. Bảo mật vật lý
1.1 Trung tâm dữ liệu an toàn
Hệ thống trung tâm dữ liệu của Zoho Mail được phủ sóng trên khắp thế giới như Hoa Kỳ, Châu Âu, Trung Quốc và Ấn Độ. Được xây dựng để đảm bảo rằng các dữ liệu luôn được bảo vệ tối đa, cùng với ới sứ mệnh lưu trữ và bảo mật một lượng lớn dữ liệu với chất lượng hàng đầu.
Vị trí bất kỳ thể hiện an ninh tối đa: Zoho Mail luôn tự hào về việc đặt các trung tâm dữ liệu tại các vị trí được bảo mật chặt chẽ. Thông tin về vị trí cụ thể của các trung tâm dữ liệu này không bao giờ được tiết lộ công khai, đảm bảo rằng chúng không thể bị xâm nhập dễ dàng. Điều này đặt ra một rào cản toàn diện cho bất kỳ ai cố gắng truy cập trái phép.
Niêm phong vật lý với xác thực sinh trắc học: Zoho Mail không ngừng tạo ra những tầng bảo vệ vượt trội tại các trung tâm dữ liệu của mình. Máy chủ dữ liệu quan trọng được niêm phong bằng cách sử dụng các phương tiện xác thực sinh trắc học, đảm bảo rằng chỉ những người có quyền và được ủy quyền mới có thể truy cập vào chúng. Điều này đồng nghĩa với việc ngăn chặn bất kỳ tiếp cận trái phép nào.
Giám sát liên tục 24/7: Các trung tâm dữ liệu của giải pháp email này hoạt động trong một môi trường giám sát liên tục 24 giờ mỗi ngày, 7 ngày mỗi tuần. Các hệ thống an ninh nâng cao giám sát tất cả các hoạt động và sự kiện, từ truy cập vào mạng đến các sự cố tiềm ẩn. Nhờ đó mà bất kỳ hành vi đe dọa nào cũng sẽ được phát hiện và xử lý kịp thời.
1.2 Phần cứng
Zoho Mail luôn chú trọng đến việc xây dựng và duy trì các trung tâm dữ liệu với sự hoàn hảo và tích hợp công nghệ tiên tiến. Hệ thống phần cứng mà chúng tôi sử dụng không bị lỗi và được cấu hình để đảm bảo sự ổn định và hiệu suất tối ưu.
Hệ thống phần cứng trong các trung tâm dữ liệu của Zoho Mail đều đạt chất lượng cao nhất. Tất cả các máy chủ, lưu trữ, và thiết bị mạng được chọn lựa kỹ càng để tránh bất kỳ lỗi phần cứng nào có thể gây gián đoạn hoạt động của hệ thống. Dữ liệu của bạn sẽ được quản lý một cách hoàn hảo tại các trung tâm dữ liệu, luôn đảm bảo rằng dữ liệu được sao lưu định kỳ và lưu trữ một cách an toàn để đối phó với bất kỳ tình huống khẩn cấp nào.
Trong trường hợp hi hữu khi có sự cố xảy ra tại một trung tâm dữ liệu nào đó, chúng tôi đã thiết kế hệ thống để có khả năng truy xuất dữ liệu từ bản sao lưu được lưu trữ trong hệ thống phần cứng. Điều này đảm bảo rằng dữ liệu của bạn sẽ luôn sẵn sàng và không bị mất đi.
1.3 Kiểm soát DOS và DDOS
Tấn công DoS (Tấn công từ chối dịch vụ) và tấn công DDoS (Tấn công phân tán từ chối dịch vụ) là những mối đe dọa trực tiếp đối với tính khả dụng của hệ thống. Trong tình huống này, một lượng lớn yêu cầu truy cập không hợp lệ được tạo ra với mục tiêu làm cho dịch vụ trở nên không khả dụng. Zoho Mail không chỉ nhận thức được sự nghiêm trọng của vấn đề này, mà còn thực hiện nhiều biện pháp cụ thể để đối phó với tấn công DDoS.
Zoho Mail xây dựng các quy trình giảm thiểu tấn công DDoS một cách kỹ lưỡng. Điều này bao gồm việc theo dõi liên tục các mẫu lưu lượng truy cập để xác định bất thường và tấn công tiềm ẩn. Sử dụng các công cụ và công nghệ để phát hiện và ngăn chặn các tấn công DDoS. Khi chúng tôi phát hiện một lưu lượng truy cập bất thường, chúng tôi thực hiện các biện pháp cần thiết để đảm bảo tính khả dụng của dịch vụ không bị gián đoạn.
Để đối phó với tấn công DDoS, Zoho Mail đã phát triển kế hoạch dự phòng toàn diện. Điều này bao gồm việc triển khai các lớp bảo vệ thêm vào hệ thống để đảm bảo rằng dịch vụ có thể tiếp tục hoạt động bình thường trong trường hợp xảy ra tấn công. Hệ thống này được giám sát liên tục để theo dõi tình trạng của lưu lượng truy cập và xác định sự xuất hiện của bất kỳ tấn công nào. Điều này giúp chúng ta phản ứng nhanh chóng và hiệu quả trong việc đối phó với các tình huống khẩn cấp.
2. Bảo vệ dữ liệu email
2.1 Bảo vệ chống mối đe doạ nâng cao
Để bảo vệ doanh nghiệp của bạn khỏi các mối đe dọa nâng cao như tập tin đính kèm có hại, chiếm đoạt tài khoản, giả mạo thương hiệu, mạo danh VIP, lừa đảo và phần mềm độc hại, Zoho Mail sử dụng cơ chế tinh vi để phát hiện và loại bỏ các mối đe dọa này, giúp bảo vệ người dùng và dữ liệu tổ chức của bạn.
Cụ thể, Zoho Mail có thể ngăn chặn các hành vi xâm phạm email doanh nghiệp bằng cách cấu hình cảnh báo về các hoạt động đăng nhập khả nghi hoặc các hoạt động không tương ứng với hành vi của người dùng bình thường. Ngoài ra, Zoho Mail cũng giúp bạn phát hiện các tên miền giả mạo và cảnh báo trước khi bạn bị lừa bởi các tên miền trông tương tự nhau.
Nếu bạn quan tâm đến việc bảo vệ danh tiếng của nhân viên chủ chốt hoặc VIP trong tổ chức của bạn, Zoho Mail có thể phân biệt và bảo vệ bạn khỏi những tên hiển thị lừa đảo trong email. Bạn cũng có thể thiết lập tên hiển thị và địa chỉ email tương ứng để giúp xác định hành vi mạo danh VIP.
Zoho Mail cũng có khả năng bảo vệ bạn khi kẻ tấn công nhắm vào bạn để lấy dữ liệu tài chính hoặc dữ liệu nhạy cảm của bạn bằng cách mạo danh một người đáng tin cậy như sếp, Giám đốc điều hành hoặc đồng nghiệp của bạn. Zoho Mail kiểm tra đối chiếu người gửi so với nhiều nguồn và cảnh báo bạn khi phát hiện kẻ mạo danh.
Cuối cùng, Zoho Mail cũng bảo vệ bạn khỏi các tập tin đính kèm độc hại bằng cách chặn các email chứa tập tin có nhúng các chương trình phá hoại, ngay cả khi email đến từ người gửi đáng tin cậy. Tất cả các tập tin đính kèm đều đi qua trình quét chống vi-rút và các tập tin có chương trình độc hại, ngay cả trong tập tin .zip, đều bị chặn và bị trả lại.
2.2 Chính sách email
Việc kiểm soát các email được gửi và nhận trong doanh nghiệp của bạn bằng cách tuỳ chỉnh chính sách của bạn trong Zoho Mail. Điều này giúp loại bỏ các mối đe doạ về việc rò rỉ dữ liệu, email lừa đảo, tấn công mạng và trách nhiệm pháp lý. Ngoài ra để bảo vệ dữ liệu nhạy cảm và giảm nguy cơ bị gián điệp xâm nhập bạn có thể giám sát tất cả mail gửi đến và gửi đi của nhân viên.
Nếu bạn muốn kiểm soát tốt hơn các đối tượng cụ thể, chẳng hạn như thực tập sinh hoặc nhân viên hợp đồng, bạn có thể thiết lập chính sách tùy chỉnh, áp dụng cho nhóm người dùng bạn muốn và kiểm soát quyền truy cập của họ vào dữ liệu của bạn.
Ngoài ra, Zoho Mail cũng giúp bạn bảo vệ chống tấn công mạng bằng cách triển khai tường lửa và hạn chế đối với các tên miền và địa chỉ email nhất định, thu hẹp đáng kể các điểm vào mà kẻ tấn công mạng có thể xâm nhập.
2.3 Lọc thư rác
tính năng lọc thư rác của Zoho Mail, cho phép người dùng tự tùy chỉnh bộ lọc thư rác để phân tích và xử lý thư rác theo cấp độ mà họ chọn. Ngoài ra, Zoho Mail cũng sử dụng các công nghệ xác minh email như SPF, DKIM, DMARC và DNSBL để đảm bảo rằng các email được gửi đến tổ chức của bạn đến từ các nguồn đã được xác minh.
Các tính năng khác bao gồm khả năng chặn email từ các địa chỉ email hoặc tên miền không đáng tin cậy, và kiểm tra thư rác dựa trên ngôn ngữ và quốc gia. Zoho Mail cũng đảm bảo bảo mật điểm cuối và tuân thủ tiêu chuẩn bảo mật để giúp người dùng an tâm khi sử dụng dịch vụ của họ.
Ngoài ra, bộ lọc thư rác của Zoho Mail được thiết kế để phát hiện và chuyển các email không mong muốn, giả mạo hoặc lừa đảo vào hộp thư đến hoặc thư mục thư rác tương ứng. Người dùng có thể tùy chỉnh bộ lọc thư rác theo nhiều tiêu chí khác nhau, bao gồm nội dung email, người gửi, tiêu đề hoặc tất cả các tiêu chí này.
2.4 Bảo vệ thương hiệu với DMARC
Để bảo vệ thương hiệu của bạn khỏi những kẻ xâm nhập sử dụng sai mục đích, Zoho Mail cung cấp tính năng DMARC. DMARC cho phép bạn thiết lập chính sách xác thực, báo cáo và tuân thủ dựa trên tên miền để ngăn chặn email giả mạo hoặc lừa đảo được gửi dưới tên tổ chức của bạn.
Bên cạnh đó, DMARC cũng giúp tăng lòng tin của khách hàng và tăng tỷ lệ gửi email thành công bằng cách đảm bảo tính hợp lệ của các email nhận được trên máy chủ của tổ chức. Ngoài ra, tính năng này giúp ngăn chặn thư rác và email lừa đảo, đồng thời cung cấp khả năng giám sát tên miền tốt hơn. Tóm lại, DMARC là một tính năng quan trọng trong việc bảo vệ thương hiệu của bạn và giúp tăng cường độ tin cậy của email được gửi từ tổ chức của bạn.
3. Email đã mã hoá
3.1 Mã hoá trên thiết bị lưu trữ
Dữ liệu email của bạn sẽ được Zoho Mail bảo vệ và lưu trữ một cách an toàn và bảo mật bằng việc sử dụng mã hóa. Quá trình này rất cẩn thận và chia thành các bước cụ thể như sau:
1. Chia dữ liệu thành các đoạn: Trước khi lưu trữ, dữ liệu email của bạn được chia thành các đoạn nhỏ, mỗi đoạn chứa một phần của thông tin. Điều này giúp tăng tính bảo mật bằng cách phân tán dữ liệu và làm cho việc quản lý và bảo vệ trở nên hiệu quả hơn.
2. Mã hoá mỗi đoạn: Mỗi đoạn dữ liệu này sau đó được mã hóa riêng biệt, trước khi được lưu trữ trên các đĩa của Zoho Mail. Quá trình mã hóa biến dữ liệu thành một dạng không đọc được nếu không có khóa để giải mã.
3. Quản lý khoá an toàn: Các khóa được sử dụng để mã hóa và giải mã dữ liệu được quản lý một cách cẩn thận bởi Zoho Mail. Chúng được bảo quản với mức độ an toàn và tin cậy cao nhất để đảm bảo rằng chỉ có người được ủy quyền mới có thể truy cập vào dữ liệu một cách hợp pháp.
3.2 Mã hoá trong quá trình truyền
Zoho Mail cam kết đảm bảo tính bảo mật và an toàn cho dữ liệu email của bạn bằng cách sử dụng kết nối lớp cổng bảo mật (SSL) để mã hóa lưu lượng truyền tải giữa thiết bị của bạn và máy chủ của chúng tôi. Điều này đồng nghĩa với việc thông tin email của bạn sẽ được bảo vệ khỏi bất kỳ sự xâm nhập hoặc truy cập trái phép nào trong quá trình gửi và nhận.
Mọi thông điệp email và dữ liệu liên quan đều được truyền qua kết nối SSL, bao gồm cả khi bạn gửi và nhận email qua các giao thức như POP (Post Office Protocol), IMAP (Internet Message Access Protocol) và SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Điều này đảm bảo rằng tất cả thông tin truyền tải qua mạng là bị mã hóa và không thể đọc được cho đến khi nó đến đúng đích.
Sử dụng kết nối SSL đảm bảo tính riêng tư của thông tin cá nhân và doanh nghiệp trong email của bạn. Dữ liệu không thể đọc được bởi bất kỳ ai cố gắng nghe trộm hoặc xâm nhập vào quá trình truyền. Điều này làm giảm nguy cơ rò rỉ thông tin và đảm bảo rằng chỉ người cần thiết mới có thể truy cập vào nội dung của email. Ngoài ra còn ngăn chặn tình huống giả mạo dữ liệu trong quá trình truyền. Thông tin không bị thay đổi hoặc làm giả khi nó di chuyển qua mạng, đảm bảo tính toàn vẹn và chính xác của email của bạn.
3.3 S/MIME
S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions) đại diện cho một cơ chế bảo mật tiên tiến trong việc bảo vệ các giao tiếp qua email của tổ chức. Nó không chỉ đơn giản là mã hóa thư điện tử, mà còn là một hệ thống bảo mật đa tầng mạnh mẽ.
S/MIME sử dụng mã hóa để bảo vệ nội dung của email của bạn. Thư điện tử được mã hóa trước khi rời khỏi thiết bị của bạn và chỉ có thể được giải mã bởi người nhận đúng mật khẩu. Điều này đảm bảo rằng bất kỳ ai cố gắng xâm nhập vào email sẽ không thể đọc nội dung.
S/MIME cung cấp chữ ký số và dịch vụ mã hóa đáng tin cậy. Chữ ký số đảm bảo tính toàn vẹn và nguồn gốc của email, trong khi các dịch vụ mã hóa đảm bảo rằng email của bạn không bị rò rỉ dữ liệu, lừa đảo, giả mạo hoặc bị tấn công bởi các kỹ thuật xâm nhập phức tạp.
Nhờ vào cơ chế bảo mật đa tầng của S/MIME, email của bạn được bảo vệ không chỉ trước việc đọc trái phép, mà còn trước mọi cuộc tấn công email tiềm ẩn khác, đảm bảo rằng thông tin quan trọng của tổ chức luôn an toàn và không thể tiếp cận một cách dễ dàng.
3.4 Chỉ báo mức mã hoá
Bạn sẽ luôn được thông báo về mức độ bảo mật của các email mà bạn đã gửi đi hoặc đã nhận. Tất cả các email giữa các máy chủ Zoho Mail được mã hóa trong quá trình truyền bằng TLS và được đánh dấu tương ứng. Nếu nhà cung cấp khác có liên quan không hỗ trợ TLS, email sẽ được đánh dấu là Thuần để thông báo cho bạn.
4. Truy cập email an toàn
Bước đầu tiên và quan trọng nhất trong việc bảo vệ dữ liệu của bạn chính là đảm bảo quyền truy cập vào tài khoản của bạn. Vì thế nên Zoho Mail luôn luôn ưu tiên vấn đề này nên đã xây dựng nhiều lớp bảo vệ để giúp doanh nghiệp của bạn không bị tấn công lừa đảo.
Tính năng Xác thực hai yếu tố (TFA) đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao bảo mật cho tài khoản của bạn, đặc biệt là trong môi trường trực tuyến ngày nay. Nó không chỉ đơn giản là một lớp bảo mật bổ sung mà còn là một cơ chế bảo vệ mạnh mẽ, mang đến tính toàn vẹn và an toàn cao hơn cho tài khoản Zoho Mail của bạn.
Ngoài ra, Zoho Mail còn hỗ trợ thông báo theo thời gian thực, giúp bạn nhận được cảnh báo ngay lập tức khi có hoạt động đang ngờ trên tài khoản. Sử dụng mã OTP và mã QR, bạn có thể thiết lập và xác tực TFA một cách dễ dàng. Điều này làm tăng tính tiện lợi và tính bảo mật của quá trình xác thực.
Zoho Mail biết rõ tầm quan trọng của việc bảo vệ chứng danh nên đã hỗ trợ ứng dụng OAuth 2.0, giúp bạn có thể truy cập Zoho Mail từ các ứng dụng khác của been thứ ba mà không phải tiết lộ mật khẩu của mình với ứng dụng bên ngoài bằng quy trình xác thực 2.0
Liên tục theo dõi account của bạn để kiểm tra các hoạt động bất thường. Nếu không phát hiện ra hoạt động bất thường nào về vị trí đăng nhập mới, bạn và các quản trị viên sẽ ngay lập tức nhận được thông báo. Và bạn sẽ có thể tăng cường tính bảo mật của tài khoản kịp thời nếu cần.
5. Chứng nhận và tuân thủ
Zoho Mail thực hiện việc kiểm tra và đánh giá định kỳ bởi các bên thứ ba để đảm bảo rằng chất lượng và tính bảo mật của dịch vụ email luôn được duy trì ổn định. Chúng tôi tự hào về việc đạt được chứng nhận ISO/IEC 27001, tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý bảo mật thông tin, và SOC 2 Loại II, chứng nhận quan trọng dành cho những nhà cung cấp dịch vụ SaaS về bảo mật, khả dụng, tính toàn vẹn, bảo mật và quyền riêng tư trong quá trình xử lý dữ liệu.
Dịch vụ lưu trữ email không chỉ giúp bạn thu thập và bảo quản toàn bộ lưu lượng email gửi và nhận, mà còn cung cấp tính năng eDiscovery, cho phép bạn tìm kiếm và phục hồi email bất kỳ lúc nào. Điều này không chỉ hỗ trợ quá trình kiểm tra mà còn giúp bảo vệ tài sản trí tuệ quan trọng của tổ chức.
Zoho Mail tôn trọng và tuân thủ Quy định bảo vệ dữ liệu chung (GDPR). Dữ liệu cá nhân được thu thập trong quá trình đăng ký và thông tin cá nhân truyền qua email được bảo vệ theo các quy định bảo vệ dữ liệu của châu Âu do Ủy ban EU thực thi. Cam kết không sử dụng thông tin cá nhân của bạn cho mục đích quảng cáo.
Tính năng Theo dõi kiểm tra trong Zoho Mail cho phép bạn theo dõi các hoạt động quan trọng trong tổ chức và nhận cảnh báo tức thì. Điều này bao gồm việc phát hiện các hoạt động email không bình thường như việc gửi thông tin quan trọng cho bên thứ ba hoặc tải xuống các tập tin độc hại. Giải pháp email này đặc biệt coi trọng việc đảm bảo tính an toàn và tính bảo mật của thông tin trong quá trình kiểm tra.
Tổng kết
Bảo mật email doanh nghiệp không chỉ là một nhiệm vụ quan trọng mà còn là một yêu cầu tối thiểu để đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu và thông tin quan trọng. Zoho Mail đã và đang nỗ lực không ngừng để đáp ứng và vượt qua các thách thức bảo mật, một hệ thống bảo mật mạnh mẽ và tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế để bảo vệ dữ liệu email của bạn.
Tích hợp mã hóa mạnh mẽ, xác thực hai yếu tố, theo dõi và báo cáo kiểm tra, cùng với việc tuân thủ các quy định quốc tế về bảo mật dữ liệu, Zoho Mail không chỉ là một dịch vụ email doanh nghiệp mạnh mẽ mà còn là một đối tác đáng tin cậy để bảo vệ thông tin quan trọng của bạn. Hãy bắt đầu sử dụng Zoho Mail ngay hôm nay và trải nghiệm sự tự tin trong việc bảo vệ thông tin quý báu của bạn.
Phanmembiz – trực thuộc BigIn JSC, là đối tác chính thức của Zoho tại Việt Nam. Chúng tôi cung cấp giải pháp Zoho Mail – email theo tên miền riêng có độ bảo mật cao với chi phí vô cùng hấp dẫn. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và hướng dẫn miễn phí tại đây.
Hoặc liên hệ ngay với chúng tôi qua:
Hotline: (+84) 981 710 440
Email: [email protected]
Địa chỉ: 138/30 Trương Công Định, Phường 14, Quận Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh
