BẢO MẬT EMAIL DOANH NGHIỆP: THÁCH THỨC VÀ GIẢI PHÁP
Email doanh nghiệp là một trong các yếu tố quan trọng trong việc truyền tải thông tin và giao tiếp trong môi trường kinh doanh và làm việc. Doanh nghiệp thường sử dụng email để gửi và nhận các thông tin quan trọng, chia sẻ tài liệu và thậm chí còn tiến hành các giao dịch quan trọng. Tuy nhiên, với sự phổ biến của email doanh nghiệp, bảo mật email đã trở thành một thách thức lớn. Vậy những thách thức về bảo mật nào mà doanh nghiệp đang phải đối mặt? Và các dịch vụ email doanh nghiệp nào sẽ giúp giải quyết vấn đề này?
Nội Dung Chính
>>> Xem thêm: Email doanh nghiệp và những điều cần biết
Những thách thức về bảo mật email doanh nghiệp
1. Phising và Email lừa đảo
Phishing là một trong những mối đe dọa phổ biến nhất đối với bảo mật email. Tin nhắn giả mạo được gửi tới người dùng với mục đích lừa đảo họ tiết lộ thông tin cá nhân hoặc tài chính. Doanh nghiệp cần phải xác định và ngăn chặn các cuộc tấn công phishing này.
Các tin nhắn phishing thường được thiết kế một cách tinh vi, thường bắt chước các thông điệp từ các tổ chức như ngân hàng, dịch vụ tài chính, hoặc thậm chí là từ đồng nghiệp trong doanh nghiệp. Chúng có thể yêu cầu người dùng cung cấp thông tin nhạy cảm như tên người dùng, mật khẩu, số thẻ tín dụng, hoặc thậm chí là truy cập vào các trang web giả mạo để lừa đảo thông tin.
2. Rò rỉ dữ liệu
Một trong những thách thức bảo mật email doanh nghiệp quan trọng khác là rò rỉ dữ liệu. Rò rỉ dữ liệu xảy ra khi thông tin quan trọng của tổ chức (như thông tin khách hàng, dự án nghiên cứu, tài liệu mật) bị tiết lộ hoặc lọt ra khỏi hệ thống của tổ chức một cách không mong muốn.
Điều này có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng, bao gồm việc tiết lộ thông tin nhạy cảm cho đối thủ cạnh tranh, gây thiệt hại về uy tín, và thậm chí có thể dẫn đến vấn đề pháp lý. Nguyên nhân gây ra việc này có thể đến từ sự tấn công bên ngoài khi kẻ xấu có thể sử dụng các kỹ thuật xâm nhập hệ thống email của doanh nghiệp để truy cập và lấy đi thông tin quan trọng. Ngoài ra nguyên nhân còn đến từ việc có lỗ hổng bảo mật trong email tạo cơ hội cho kẻ xấu tấn công và truy cập.
3. Tấn công Ransomware
Là một trong những thách thức bảo mật lớn mà doanh nghiệp hiện đang phải đối mặt. Ransomware là một loại phần mềm độc hại được thiết kế để mã hóa dữ liệu trên máy tính hoặc hệ thống mạng, và sau đó, kẻ tấn công đòi tiền chuộc (ransom) để cung cấp khóa giải mã. Đây là một mối đe dọa nghiêm trọng đối với doanh nghiệp, vì nó có thể gây mất dữ liệu quan trọng và gây hại nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh.
4. Không an toàn về vị trí
Một vấn đề đáng chú ý kháng đó là việc không an toàn về vị trị. Do email có khả năng truy cập từ bất kỳ đâu và bằng bất kỳ thiết bị nào, việc kiểm soát và bảo mật email trên nhiều vị trí và nền tảng trở nên phức tạp.
Và nguy cơ để việc này xảy ra là do người dùng thường truy cập email từ các mạng Wi-Fi công cộng hoặc không an toàn như quán cà phê, sân bay hoặc khách sạn.
Ngoài ra, làm việc từ xa cũng là một trong những nguy cơ, do tăng việc truy cập emmail từ nhiều vị trí khác nhau, không đảm bảo tính an toàn và bảo mật trong quá trình truy cập từ xa
Các giải pháp cho việc bảo mật email doanh nghiệp
Bảo mật email doanh nghiệp là một mối quan tâm lớn trong môi trường kinh doanh hiện đại. Bằng việc triển khai các biện pháp bảo mật thích hợp và đảm bảo sự nhận thức của nhân viên, tổ chức có thể bảo vệ thông tin quan trọng và duy trì tính bảo mật của email trong môi trường kinh doanh ngày nay.
1. Sử dụng dịch vụ email doanh nghiệp chuyên nghiệp
Chọn một dịch vụ email doanh nghiệp uy tín và đáng tin cậy, thay vì sử dụng các dịch vụ miễn phí. Khi chọn dịch vụ email, quy trình nghiên cứu và lựa chọn là quan trọng. Đảm bảo chọn một dịch vụ có uy tín, đã được nhiều doanh nghiệp sử dụng và đánh giá cao về bảo mật.
Các dịch vụ chuyên nghiệp thường cung cấp nhiều tính năng bảo mật cao hơn và hỗ trợ kỹ thuật tốt hơn, hãy chọn một dịch vụ email chất lượng cung cấp hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả để giải quyết các vấn đề về bảo mật.
2. Mã hoá dữ liệu
Đảm bảo rằng tất cả thông tin email được mã hóa trong quá trình truyền tải và lưu trữ. Mã hóa này có thể được thực hiện bằng SSL/TLS (Secure Sockets Layer/Transport Layer Security) cho việc truyền tải và mã hóa dữ liệu ở nơi lưu trữ.
Sử dụng mã hóa tối thiểu AES-256 bit, một trong những thuật toán mã hóa mạnh nhất hiện có, để bảo vệ dữ liệu email trước mọi nguy cơ xâm nhập
3. Xác thực 2 yếu tố (2FA)
Sử dụng 2FA cơ bản: Kích hoạt xác thực hai yếu tố cho tất cả tài khoản email trong tổ chức. Điều này đòi hỏi người dùng cung cấp thông tin xác thực bổ sung sau khi đăng nhập bằng mật khẩu.
Khuyến nghị sử dụng 2FA cơ động: 2FA có thể được tăng cường bằng việc sử dụng các ứng dụng cơ động như Google Authenticator hoặc các thiết bị yêu cầu mã xác thực thay đổi liên tục.
4. Lọc spam và Phishing
Tùy chỉnh cấu hình công cụ lọc thư rác để tùy chỉnh theo nhu cầu của tổ chức. Xác định các từ khoá hoặc địa chỉ email thường được sử dụng trong các cuộc tấn công phishing.
Đào tạo nhân viên để họ có thể nhận biết email độc hại và không mở những liên kết hoặc tệp đính kèm không rõ nguồn gốc.
5. Phát hiện và ngăn chặn Ransomware
Sử dụng phần mềm chống virus đảm bảo rằng phần mềm được cài đặt và cập nhật định kỳ trên tất cả các thiết bị và máy chủ liên quan đến email.
Ngoài ra, hãy thực hiện mộ quy trịnh kiểm tra tự động cho các tệp đính kèm để phát hiện và ngăn chặn các tệp độc hại trước khi chúng được mở.
6. Các biện pháp khác
Ngoài ra, còn một số biện pháp khác mà bạn cần lưu ý để thực hiện giúp việc bảo mật email tốt hơn
Giám Sát Hoạt Động Email: Thực hiện giám sát và ghi chép các hoạt động trên email để theo dõi và phát hiện các hoạt động không bình thường hoặc nguy cơ bảo mật.
Quản Lý Quyền Truy Cập: Đảm bảo rằng chỉ có những người cần biết mới có quyền truy cập vào email quan trọng và tài liệu. Quản lý quyền truy cập để đảm bảo tính riêng tư và bảo mật.
Sao Lưu Định Kỳ: Thực hiện sao lưu định kỳ của dữ liệu email quan trọng để đảm bảo có khả năng phục hồi nhanh chóng trong trường hợp xảy ra sự cố hoặc tấn công.
Chính Sách Bảo Mật: Thiết lập và thực hiện chính sách bảo mật email cụ thể cho tổ chức, đặc biệt là về việc sử dụng email cá nhân trong môi trường làm việc.
Kiểm Tra Các Cập Nhật Bảo Mật: Luôn duyệt xem và cài đặt các cập nhật bảo mật cho hệ thống email, phần mềm antivirus và các ứng dụng khác liên quan đến email.
Tổng kết
Bảo mật email doanh nghiệp là một phần quan trọng của chiến lược bảo mật tổng thể của doanh nghiệp. Các thách thức như phishing, rò rỉ dữ liệu và ransomware đang trở nên ngày càng phức tạp, hãy sử dụng các dịch vụ email doanh nghiệp cung cấp các giải pháp hiệu quả để đối phó với chúng.
Bằng cách sử dụng các công nghệ bảo mật tiên tiến và triển khai các biện pháp bảo mật phù hợp, doanh nghiệp có thể bảo vệ thông tin quan trọng và duy trì sự tin tưởng của khách hàng và đối tác.
Phanmembiz – trực thuộc BigIn JSC, là đối tác chính thức của Zoho tại Việt Nam. Chúng tôi cung cấp giải pháp Zoho Mail – email theo tên miền riêng có độ bảo mật cao với chi phí vô cùng hấp dẫn. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và hướng dẫn miễn phí tại đây.
Hoặc liên hệ ngay với chúng tôi qua:
Hotline: (+84) 981 710 440
Email: [email protected]
Địa chỉ: 138/30 Trương Công Định, Phường 14, Quận Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh
