QUY TRÌNH XÂY DỰNG HỆ THỐNG CRM CHO DOANH NGHIỆP
CRM là một giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp trong các hoạt động kinh doanh, giúp doanh nghiệp tăng lợi nhuận và giảm thiểu các chi phí đầu tư không đáng có. Tuy nhiên bạn đã biết cách xây dựng một hệ thống CRM đúng cách chưa? Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình xây dựng một hệ thống CRM phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.
Nội Dung Chính
1. Tại sao doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình xây dựng hệ thống CRM?
Xây dựng hệ thống CRM (Customer Relationship Management) là một quy trình quan trọng đối với doanh nghiệp, và việc nắm rõ quy trình này có nhiều lý do quan trọng:
Tối ưu hóa Quản lý Mối quan hệ Khách hàng (CRM): Quy trình xây dựng hệ thống CRM giúp bạn hiểu rõ cách tổ chức dữ liệu liên quan đến khách hàng, sản phẩm, và dịch vụ. Điều này giúp bạn quản lý thông tin một cách hiệu quả, tạo ra một hệ thống mà cả tổ chức có thể sử dụng một cách thống nhất.
Cải thiện Giao tiếp và Dự đoán: CRM cho phép bạn theo dõi tương tác với khách hàng, giúp cải thiện giao tiếp và cung cấp dịch vụ tốt hơn. Quy trình xây dựng hệ thống CRM giúp bạn định rõ cách lưu trữ thông tin liên quan đến cuộc gọi, email, và tương tác khác, giúp bạn dự đoán nhu cầu của khách hàng và tạo chiến dịch tiếp thị hiệu quả hơn.
Tạo trải nghiệm khách hàng tốt hơn: Xây dựng hệ thống CRM dựa trên quy trình giúp bạn nắm bắt thông tin về khách hàng một cách tổ chức. Điều này cho phép bạn cung cấp dịch vụ và sản phẩm tùy chỉnh, tạo trải nghiệm khách hàng tốt hơn và tăng khả năng giữ chân khách hàng.
Tăng hiệu suất bán hàng: Quy trình xây dựng CRM giúp bạn quản lý dữ liệu liên quan đến tiềm năng mua hàng và mua sắm của khách hàng. Điều này giúp bạn tối ưu hóa quá trình bán hàng, từ việc theo dõi tiềm năng đến việc tạo báo cáo và phân tích kết quả.
Tăng khả năng dự đoán tài chính: Xây dựng hệ thống CRM đúng cách cho phép bạn theo dõi các dự án và giao dịch với khách hàng. Thông qua quy trình quản lý dự án và tiếp thị, bạn có thể dự đoán doanh thu và lập kế hoạch tài chính dựa trên dữ liệu cụ thể.
Quản lý dữ liệu hiệu quả: Dữ liệu là tài sản quý báu của mọi doanh nghiệp. Quy trình xây dựng hệ thống CRM giúp bạn quản lý dữ liệu một cách hiệu quả, đảm bảo rằng bạn có thể truy cập và sử dụng thông tin quan trọng về khách hàng và giao dịch một cách nhanh chóng.
Cải thiện lợi nhuận: Khi bạn hiểu rõ quy trình xây dựng hệ thống CRM và áp dụng nó một cách hiệu quả, bạn có thể cải thiện lợi nhuận thông qua việc tối ưu hóa dịch vụ, tối ưu hóa quá trình bán hàng, và tạo trải nghiệm khách hàng xuất sắc hơn.
>>> Đọc thêm : 5 lợi ích sống còn của phần mềm CRM đối với doanh nghiệp
2. Quy trình xây dựng hệ thống CRM
2.1 Xác định mục tiêu và tầm nhìn
Bước đầu tiên khi bắt đầu quy trình xây dựng hệ thống CRM cho doanh nghiệp của bạn đó chính là xác định được mục tiêu và tầm nhìn. Bất cứ quy trình nào trước khi bắt đầu đều cần lập ra một kế hoạch kĩ lưỡng để xác định được mục tiêu quan trọng, định hướng được hành động và xác định điểm đến trên hành trình kinh doanh là một bí quyết góp phần tạo nên thành công.
Khách hàng thường có thói quen tìm hiểu sản phẩm, so sánh giá cả, độ uy tín và thực hiện các bước tương tự trước khi đưa ra quyết định mua hàng. Ở đây, phần mềm CRM sẽ hỗ trợ doanh nghiệp xác định được khi nào khách hàng nghiên cứu sản phẩm của mình và cho phép đặt quảng cáo phù hợp với mục tiêu trên phương tiện truyền thông xã hội và các nền tảng khác để duy trì mối quan tâm của họ.
2.2 Nghiên cứu sản phẩm & thị trường
Nghiên cứu bối cảnh thị trường và bối cảnh cạnh tranh để xác định khả năng của doanh nghiệp phù hợp với thị trường nào. Đưa ra các đề xuất bán hàng độc đáo, phân biệt thương hiệu của bạn với các đối thủ cạnh tranh, học hỏi những điểm hay từ các đối thủ, nắm bắt các cơ hội để đưa doanh nghiệp phát triển.
Dành thời gian để sửa đổi và phát triển câu chuyện về sản phẩm/dịch vụ và xây dựng giá trị của thương hiệu đối với người tiêu dùng. Những thông điệp bạn muốn truyền tải là gì? Bạn muốn làm nổi bật những lợi ích nào? Tại sao khách hàng nên chọn bạn hơn đối thủ cạnh tranh của bạn?
2.3 Tối ưu hoá chiến lược
Kết hợp kết hợp giữa trái tim và bộ não của doanh nghiệp và giữ cho nó khỏe mạnh là chiến lược CRM hiệu quả nhất. Tiếp tục lặp lại và không ngừng cố gắng cải thiện chiến lược bằng cách kiểm tra định kỳ để chắc chắn chiến lược đang hoạt động tốt nhất.
Khi người tiêu dùng, đặc biệt là các chuyên gia kinh doanh, ngày càng không nhạy cảm với tiếng ồn tiếp thị, điều tốt nhất doanh nghiệp bạn có thể làm là xây dựng mối quan hệ có ý nghĩa với khách hàng hiện tại và tiềm năng. CRM là phương tiện để đạt được những mối quan hệ có giá trị này và chiến lược CRM là động lực để đưa doanh nghiệp đạt được mục tiêu.
2.4 Lựa chọn phần mềm CRM phù hợp
Một phần mềm CRM có rất nhiều tính năng, vì vậy doanh nghiệp nên căn cứ vào mục tiêu, nhu cầu để tập chung vào nhóm tính năng đó để tối ưu, tạo lợi thế cạnh tranh.
Hay việc thống kê, phân tích chỉ số mua hàng, mức độ hài lòng của khách hàng sẽ thuộc chức năng phân tích dữ liệu tự động của CRM. Mục đích chung của giải pháp luôn là giải quyết những mặt yếu trong công việc.
Thêm nữa, chi phí đầu tư vào phần mềm CRM là một yếu tố khiến doanh nghiệp cần phải cân nhắc. Thực chất, để xác định là rất khó, vì còn tùy thuộc vào quy mô của doanh nghiệp, hoặc đó là phần mềm miễn phí hay mất phí.
>>> Đọc thêm: Phần mềm CRM miễn phí cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
2.5 Triển khai CRM
Mỗi doanh nghiệp sẽ có cách triển khai và xây dựng hệ thống CRM khác nhau, tùy vào quy mô, ngành nghề kinh doanh. Tuy nhiên, công thức chung có các doanh nghiệp khi triển khai hệ thống này thường có những bước cơ bản sau:
Dựa trên kế hoạch, chiến lược ban đầu khi nghiên cứu xây dựng hệ thống CRM. Hãy chỉ rõ từng mục tiêu, rồi phân công về từng bộ phận một cách cụ thể nhất.
Thiết kế và tích hợp hệ thống phù hợp với hướng phát triển của công ty…Đây thường là giai đoạn chiếm nhiều thời gian nhất trong triển khai
Chạy thử hệ thống: kiểm tra chức năng của phần mềm để khi đi vào hoạt động chính thức sẽ không bị lỗi.
2.6 Đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống CRM
Quy trình xây dựng hệ thống CRM bao gồm nhiều bước quan trọng để đảm bảo hiệu quả và tính linh hoạt của hệ thống. Một trong những bước đầu tiên là thu thập ý kiến từ nhân viên và khách hàng, từ đó đánh giá được những lợi ích mà CRM mang lại. Tiếp theo, quá trình đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống CRM là bước không thể thiếu, giúp họ hiểu rõ về cách sử dụng hệ thống và tận dụng mọi tính năng một cách hiệu quả.
Đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống CRM là một bước quan trọng trong quy trình triển khai và xây dựng hệ thống CRM chuyên nghiệp. Đào tạo đảm bảo rằng nhân viên hiểu rõ về cách sử dụng hệ thống, tận dụng các tính năng và công cụ một cách hiệu quả để phục vụ khách hàng và thúc đẩy doanh số bán hàng.
3. Kết
Thông qua quy trình này, doanh nghiệp không chỉ có cơ hội tối ưu hóa quản lý mối quan hệ khách hàng mà còn xây dựng nền tảng cho sự phát triển bền vững trong tương lai. Sự hiểu biết sâu sắc về khách hàng, khả năng tương tác và cá nhân hóa, cùng với việc quản lý dữ liệu một cách hiệu quả, sẽ giúp doanh nghiệp tiến xa hơn trên con đường cạnh tranh.
Tóm lại, quy trình xây dựng hệ thống CRM không chỉ là một dự án mà còn là một hành trình đầy cơ hội và thách thức. Sự đầu tư và nỗ lực trong việc thực hiện một cách chính xác và có chiến lược sẽ giúp doanh nghiệp đạt được những thành công vượt bậc trong việc quản lý và phát triển mối quan hệ với khách hàng.
Phanmembiz – trực thuộc BigIn JSC, là đối tác chính thức của Zoho tại Việt Nam. Chúng tôi cung cấp bộ phần mềm Zoho CRM với đầy đủ các tính năng, phù hợp với mọi quy mô và mọi ngành nghề của doanh nghiệp. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và hướng dẫn miễn phí.
Hotline: (+84) 981 710 440
Email: [email protected]
Địa chỉ: 138/30 Trương Công Định, Phường 14, Quận Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh
