9+ TIPS SỬ DỤNG ZOHO MAIL MÀ BẠN NÊN BIẾT
Tại thời điểm mà email đóng vai trò quan trọng trong cuộc sống và công việc của chúng ta, việc sử dụng một nền tảng email mạnh mẽ và hiệu quả trở nên cực kỳ quan trọng. Zoho Mail, một trong những ứng dụng email hàng đầu trên thị trường, không chỉ cung cấp một giao diện dễ sử dụng mà còn có rất nhiều tính năng mạnh mẽ giúp bạn quản lý email và làm việc hiệu quả hơn. Trong bài viết này, Phanmembiz sẽ chia sẻ với bạn 9+ mẹo và chiến lược tuyệt vời để bạn có thể tận dụng toàn bộ tiềm năng của Zoho Mail. Hãy cùng chúng tôi khám phá và nắm bắt cách biến Zoho Mail thành một công cụ đắc lực trong cuộc sống cá nhân và công việc của bạn.
Nội Dung Chính
9+ mẹo sử dụng Zoho Mail
1. Cách sử dụng "Ghi chú" hiệu quả hơn
Các bước để tạo Ghi Chú:
Bước 1: Điều hướng đến ứng dụng Ghi chú trong hộp thư đến của bạn.
Bước 2: Nhấp chuột phải vào Ghi chú của tôi hoặc bất kỳ nhóm nào mà bạn tham gia.
Bước 3: Chọn Tạo Sách từ các tùy chọn được liệt kê.
Bước 4: Nhập tên cho Notebook của bạn và nhấn enter.
Bước 5: Notebook mới được lưu trong danh mục Ghi chú gốc.
Bước 6: Bạn có thể điều hướng đến Notebook cụ thể trong ngăn danh sách bên trái để thêm ghi chú trong danh mục này.
Có thể xem Notebook được tạo trong mỗi nhóm bằng cách mở rộng nhóm cụ thể đó. Bạn có thể thay đổi Notebook bằng cách nhấp vào tên của Notebook, bên dưới ghi chú.
Bắt đầu tạo và chia sẻ Ghi chú với nhóm của bạn, sắp xếp chúng bằng Notebook và cộng tác bằng nhận xét.
2. Cách chèn/nhúng hình ảnh cùng dòng với email
Tất cả chúng ta đều thêm ảnh chụp màn hình hoặc sao chép và dán hình ảnh vào email của mình. Thông thường, chúng tôi dựa vào các công cụ của bên thứ ba để chú thích, lưu và sau đó nhúng chúng vào email của mình.
Không còn rắc rối về hình ảnh! Chỉ cần dán ảnh chụp màn hình bạn đã chụp, chú thích và nhúng hình ảnh ngay vào email của bạn.
Các bước thực hiện:
Bước 1: Soạn email.
Bước 2: Sao chép hình ảnh bạn muốn nhúng vào clipboard.
Bước 3: Trong trình chỉnh sửa, đặt con trỏ vào vị trí chính xác nơi bạn muốn nhúng hình ảnh nội tuyến.
Bước 4: Nhấn Ctrl + V để dán hình ảnh hoặc chọn Dán từ menu Chỉnh sửa trên trình duyệt của bạn.
Tiếp tục chú thích vào hình ảnh, thêm bất kỳ văn bản nào và làm nhiều việc khác.
Ngoài ra, hãy thử sử dụng tùy chọn Chèn tệp đính kèm và dán hình ảnh trong tab Máy tính để bàn (đính kèm từ Đám mây) để sử dụng hình ảnh đã sao chép làm tệp đính kèm thay vì nhúng.
3. Cách thực hiện cuộc gọi Thoại/Video qua Cliq từ Zoho Mail
Cuộc trò chuyện trực tiếp có tác dụng kỳ diệu, cắt giảm số lượng email gửi qua lại. Chỉ cần bắt đầu cuộc gọi thoại/video qua Cliq, trong Zoho Mail để nói chuyện với đồng nghiệp của bạn, nhận tín hiệu bằng lời nói và phi ngôn ngữ của họ, ngay từ trong email.
Cuộc trò chuyện trực tiếp có tác dụng kỳ diệu, cắt giảm số lượng email gửi qua lại. Chỉ cần bắt đầu cuộc gọi thoại/video qua Cliq, trong Zoho Mail để nói chuyện với đồng nghiệp của bạn, nhận tín hiệu bằng lời nói và phi ngôn ngữ của họ, ngay từ trong email.
Sử dụng biểu tượng Âm thanh/Video từ thẻ liên hệ để thảo luận theo thời gian thực. Trong email, các liên hệ của bạn, người gửi và người nhận đều có thẻ liên hệ, bất kể họ có nằm trong danh sách Đến/Cc hay không. Bấm vào tên để mở thẻ liên lạc. Trong thẻ liên hệ, hãy bấm vào biểu tượng Cuộc gọi âm thanh/Cuộc gọi video để bắt đầu cuộc trò chuyện trực tiếp với liên hệ đó.
Khi bạn nhấp và cho phép truy cập vào micrô và máy ảnh của mình, bạn có thể bắt đầu cuộc gọi video với liên hệ của mình!
Có những cuộc trò chuyện mang tính xây dựng với các liên hệ của bạn và cùng nhau hoàn thành công việc.
4. Giữ hộp thư đến luôn "gọn gàng" với Scrub
Hộp thư đến của bạn có quá nhiều email, thông báo và cảnh báo không cần thiết sau khi đọc không? Bạn cũng có thể nhận được email từ cùng một nhóm người gửi có thể hữu ích trong tương lai dưới dạng tài liệu tham khảo nhưng không cần thiết trong Hộp thư đến của bạn ngay lập tức.
Tính năng dọn dẹp của Zoho Mail sẵn sàng để dọn dẹp Hộp thư đến của bạn. Cũng giống như dọn dẹp nhà cửa bằng cách đổ rác và bảo vệ những thứ quan trọng, hãy dọn dẹp Hộp thư đến của bạn bằng cách xóa hoặc lưu trữ email từ những người gửi cụ thể dựa trên yêu cầu của bạn.
Có thể sử dụng tính năng xóa để xóa/lưu trữ hàng loạt email từ người gửi. Có thể xóa email từ tối đa 5 người gửi cùng một lúc.
Các bước sử dụng Scrub trong Zoho Mail:
Bước 1: Chuyển đến thư mục liên quan và chọn bất kỳ email nào từ người gửi có email bạn muốn xóa.
Bước 2: Nhấp vào Hành động khác từ menu trên cùng và chọn Xóa.
Bước 3: Tất cả email từ những người gửi đó sẽ bị xóa hoặc lưu trữ tùy theo lựa chọn của bạn.
5. Cách sử dụng Bút định dạng, thêm Chỉ số trên/Chỉ số dưới, v.v.
Nhanh chóng làm cho email của bạn trông đẹp hơn bằng cách sử dụng bút định dạng. Thay vì sử dụng các tùy chọn định dạng riêng lẻ (khuôn mặt phông chữ, kích thước phông chữ, màu sắc và các tùy chọn khác) cho các phần khác nhau của email, chỉ cần sao chép toàn bộ định dạng từ văn bản được định dạng đúng và dán nó vào phần còn lại của email.
Ngoài họa sĩ định dạng, trình chỉnh sửa Zoho Mail cũng đã thêm một số tính năng tiện lợi như thêm Chỉ số trên (A2), Chỉ số dưới (H2O), thay đổi khoảng cách dòng, thụt lề, v.v.
6. Chế độ xem trình đọc linh hoạt
Tất cả chúng ta đều nhận được những email dài, đây là những email rất quan trọng được tải với rất nhiều thông tin quan trọng. Thường thì những email dài như vậy có phông chữ nhỏ với khuôn mặt lạ mắt, khiến quá trình đọc trở nên tẻ nhạt. Trong Zoho Mail, chế độ xem Trình đọc sẽ giải cứu bạn.
Chỉ cần nhấp vào biểu tượng ‘Chế độ xem trình đọc’ để chọn kích thước phông chữ, mặt phông chữ, khoảng cách dòng và thậm chí chuyển đổi giữa chế độ ban ngày và chế độ ban đêm dành riêng cho chế độ Reader. Điều này giúp bạn đọc các email dài như vậy ở cài đặt ưa thích của mình mà không bị phân tâm.
7. Trì hoãn gửi email trong Zoho Mail - Bật chế độ trễ Hộp thư đi
Các bước để bật “Hộp thư đi”:
Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Zoho Mail của bạn.
Bước 2: Đi tới “Cài đặt”
Bước 3: Mở “Soạn thư”
Bước 4: Trong chế độ trễ Hộp thư đi, hãy nhập thời gian trễ ưa thích tính bằng phút. Độ trễ Hộp thư đi có thể ở bất kỳ đâu trong khoảng từ 1 đến 120 phút.
Chúng ta đôi lúc sẽ gặp phải vấn đề gửi email nhưng lại quên “Đính kèm file” hoặc quên đính kèm hình ảnh, hay đơn giản là nhập thiếu thông tin.
Nhưng Zoho Mail hoàn toàn có thể giúp sửa chữa sai lầm này với chế độ làm trễ “Hộp thư đi”
8. Cách bật thông báo email bằng âm thanh trong Zoho Mail
Các bước thực hiện:
Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Zoho Mail của bạn
Bước 2: Điều hướng đến “Cài đặt” và chọn “Hệ thống”
Bước 3: Trong “Thông báo âm thanh”, chọn âm thanh ưa thích từ danh sách âm thanh có sẵn.
Bước 4: Bạn có thể chọn các thư mục mà bạn muốn bật thông báo âm thanh.
Bước 5: Trong “Setting”, chọn “Folders”, chọn checkbox “Notification” cho các thư mục bạn muốn.
Bước 6: Đối với mỗi email mới mà bạn nhận được trong các thư mục đã chọn, bạn sẽ nhận được thông báo bằgn âm thanh.
9. Tự động tải tệp đính kèm lên đám mây thông qua "Filters" trong Zoho Mail
Giờ đây, bạn có thể tự động tải tệp đính kèm lên bộ nhớ tệp trực tuyến ưa thích của mình! Trong bộ lọc Zoho Mail, giờ đây bạn có thể tạo bộ lọc, với các điều kiện được xác định trước để email có tệp đính kèm tự động tải tệp lên dịch vụ đám mây (Zoho Docs/ Google Drive/ Dropbox/ One Drive/ Box) mà bạn chọn.
10. Nhập email người nhận sau khi soạn email xong
Không hiếm lần email bị vô tình gửi đi trong khi bạn vẫn chưa viết xong và chưa kiểm tra lại chính tả. Do vậy, hãy để dành thao tác nhập địa chỉ email người nhận cho đến khi bạn đã thực sự chắc chắn với nội dung vừa soạn thảo. Ngoài ra, bạn cũng nên rèn luyện thói quen xóa địa chỉ gửi đến khi đang trả lời một email và chỉ khi nào chắc chắn là email đã sẵn sàng thì mới thêm vào địa chỉ người nhận.
Bước 1: Đăng nhập vào www.zoho.com/mail
Bước 2: Đi tới “Setting” và chọn “Filters”
Bước 3: Nếu bạn đã định cấu hình nhiều tài khoản email, hãy chọn tài khoản bắt buộc.
Bước 4: Nhấn vào Bộ lọc mới biểu tượng ở góc trên cùng bên phải của tab “Filters”
Bước 5: Mô hình “Create Filter” hộp thoại bật lên trên màn hình.
Bước 6: Chọn “All the conditions”
Bước 7: Chọn “has attachment” và cung cấp các tiêu chí bắt buộc khác.
Kết
Trong bài viết này, chúng ta đã khám phá 9+ mẹo sử dụng Zoho Mail hiệu quả, từ cách tối ưu hóa hộp thư đến quản lý lịch và nhiều tính năng hữu ích khác. Hi vọng rằng những thông tin và chiến lược mà chúng tôi đã chia sẻ sẽ giúp bạn tận dụng toàn bộ tiềm năng của Zoho Mail, làm cho việc quản lý email trở nên dễ dàng hơn và tăng hiệu suất làm việc của bạn.
Đừng ngần ngại áp dụng những mẹo này và thích nghi với Zoho Mail theo cách tốt nhất cho nhu cầu cá nhân hoặc doanh nghiệp của bạn. Với sự linh hoạt và tính năng đa dạng của nó, Zoho Mail có thể trở thành một công cụ mạnh mẽ trong việc quản lý thông tin và giao tiếp hàng ngày.
Phanmembiz – trực thuộc BigIn JSC, là đối tác chính thức của Zoho tại Việt Nam. Chúng tôi cung cấp giải pháp Zoho Mail – email theo tên miền riêng có độ bảo mật cao với chi phí vô cùng hấp dẫn. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và hướng dẫn miễn phí tại đây.
Hoặc liên hệ ngay với chúng tôi qua:
Hotline: (+84) 981 710 440
Email: [email protected]
Địa chỉ: 138/30 Trương Công Định, Phường 14, Quận Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh
