EMAIL TÊN MIỀN VÀ 7 SAI LẦM CẦN TRÁNH KHI SỬ DỤNG
Email tên miền đã trở thành một phần không thể thiếu trong công việc và kinh doanh hiện đại. Để tăng tính chuyên nghiệp và xây dựng nhận diện thương hiệu, nhiều doanh nghiệp lựa chọn mua email tên miền riêng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về email theo tên miền và 7 sai lầm mà các doanh nghiệp cần tránh khi sử dụng email theo tên miền.
Nội Dung Chính
1. Email tên miền là gì?
Email tên miền là việc sử dụng địa chỉ email được tạo dựa trên tên miền của doanh nghiệp. Việc sở hữu một tên miền riêng cho email là rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Đầu tiên, nó mang lại tính chuyên nghiệp cao và tạo dấu ấn riêng cho doanh nghiệp. Khi khách hàng hoặc đối tác nhìn thấy địa chỉ email theo tên miền riêng của bạn như email@tenmiendoanhnghiep.com thay vì [email protected], họ sẽ có ấn tượng tốt hơn về sự chuyên nghiệp của bạn.
Ngoài ra, việc sở hữu email tên miền cũng giúp xây dựng và củng cố thương hiệu. Bằng cách sử dụng tên miền của doanh nghiệp trong email, bạn tạo ra một sự liên kết trực tiếp với thương hiệu của bạn. Điều này giúp tăng cường nhận diện thương hiệu và xây dựng lòng tin và sự tin cậy từ phía khách hàng.
>>> Xem thêm bài viết: Tiết kiệm thời gian và cải thiện hiệu quả với email doanh nghiệp
Khi viết email chuyên nghiệp, hãy sử dụng ngôn ngữ lịch sự, chính xác và tránh sử dụng ngôn ngữ không chính thức hoặc quá năng động. Thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp trong cách diễn đạt thông điệp của bạn.
2. Các bước để mua email tên miền riêng
-
Bước 1: Lựa chọn dịch vụ cung cấp email tên miền uy tín.
Khi muốn mua email theo tên miền riêng, bạn cần chọn một nhà cung cấp dịch vụ email uy tín và đáng tin cậy. Có nhiều công ty, như Google (G Suite), Microsoft (Microsoft 365), và Zoho (Zoho Mail) cung cấp dịch vụ này. Hãy xem xét các tính năng, giá cả và đánh giá của từng nhà cung cấp trước khi quyết định. -
Bước 2: Đăng ký tên miền riêng phù hợp và dễ nhớ.
Sau khi chọn nhà cung cấp dịch vụ email, bạn cần đăng ký tên miền riêng cho doanh nghiệp. Đảm bảo tên miền phù hợp với tên doanh nghiệp và dễ nhớ cho khách hàng. Hãy kiểm tra sự khả dụng của tên miền và hoàn thiện quy trình đăng ký theo hướng dẫn của nhà cung cấp dịch vụ. -
Bước 3: Cấu hình DNS và kết nối tên miền với nhà cung cấp dịch vụ email.
Để sử dụng email theo tên miền, bạn cần cấu hình DNS (Domain Name System). Quá trình này khá phức tạp và bạn có thể cần hỗ trợ từ nhà cung cấp dịch vụ hoặc chuyên gia. Thông qua việc điều chỉnh các bản ghi DNS như MX (Mail Exchange) Records, bạn sẽ kết nối tên miền với nhà cung cấp dịch vụ email và có thể bắt đầu sử dụng email theo tên miền riêng. -
Bước 4: Tạo các hòm thư email và điều chỉnh cấu hình cho email tên miền.
Cuối cùng, bạn cần tạo các hòm thư email theo tên miền riêng cho nhân viên và cấu hình các thiết lập cần thiết. Điều này bao gồm việc đặt mật khẩu, quyền truy cập, quy tắc hộp thư, và các tính năng khác để đảm bảo việc sử dụng email hiệu quả cho doanh nghiệp của bạn.
3. 7 sai lầm doanh nghiệp cần tránh khi sử dụng email tên miền
3.1 Không duy trì và cập nhật thông tin liên hệ đúng với email tên miền
Một sai lầm thường gặp khi sử dụng email tên miền là không cập nhật thông tin liên hệ. Điều này có thể dẫn đến việc khách hàng hoặc đối tác không thể liên lạc với bạn, khiến họ mất niềm tin vào doanh nghiệp của bạn. Hãy đảm bảo rằng tất cả các thông tin liên hệ, như địa chỉ email, số điện thoại và địa chỉ công ty, đều được cập nhật và hoạt động tốt.
3.2 Sử dụng dịch vụ email miễn phí cho doanh nghiệp
Rủi ro và hạn chế của việc sử dụng dịch vụ email tên miền miễn phí cho doanh nghiệp đó là:
– Sự thiếu chuyên nghiệp và đáng tin cậy của địa chỉ email miễn phí.
– Giới hạn về tính năng và dung lượng lưu trữ của dịch vụ email miễn phí.
– Các dịch vụ email miễn phí thường có hạn chế về tính năng và khả năng tùy chỉnh so với các dịch vụ trả phí.
– Mặc dù dịch vụ email tên miền miễn phí thường có các biện pháp bảo mật, nhưng không có gì đảm bảo rằng dữ liệu của bạn sẽ được bảo vệ đúng cách. Có nguy cơ mất dữ liệu quan trọng hoặc bị chiếm đoạt thông tin cá nhân nếu có sự cố về bảo mật.
– Một số dịch vụ email miễn phí có thể chèn quảng cáo của họ vào các email của bạn hoặc hiển thị logo hoặc tên thương hiệu của nhà cung cấp dịch vụ trên giao diện. Điều này có thể làm mất đi tính chuyên nghiệp của thương hiệu của bạn và gây nhầm lẫn cho khách hàng.
3.3 Bỏ qua quy định bảo mật và chính sách với email tên miền
Rủi ro và hạn chế của việc sử dụng dịch vụ email miễn phí cho doanh nghiệp đó là: – Sự thiếu chuyên nghiệp và đáng tin cậy của địa chỉ email miễn phí.
– Giới hạn về tính năng và dung lượng lưu trữ của dịch vụ email miễn phí.
3.4 Thường xuyên đổi tên miền
Một tên miền doanh nghiệp nên là thứ duy nhất, cũng giống như tên công ty, địa chỉ công ty hay số điện thoại vậy. Việc xây dựng thương hiệu trong tâm trí khách hàng cũng cần thời gian dài.
Vì thế, nếu bạn chuyển từ miền email này sang miền email khác quá thường xuyên mà không chuyển hướng địa chỉ email, bạn có thể sẽ bỏ lỡ các khách hàng tiềm năng và cuộc trò chuyện quan trọng.
3.5 Tiến hành email theo tên miền mà không có kế hoạch
Một sai lầm phổ biến khác là tiến hành sử dụng email theo tên miền mà không có kế hoạch rõ ràng. Trước khi bắt đầu sử dụng email theo tên miền riêng, hãy xác định mục tiêu của bạn, cân nhắc về đối tượng nhận và nội dung của email và lên kế hoạch cho chiến dịch email hiệu quả.
3.6 Bỏ qua bí danh email
Bỏ qua bí danh và chỉ dựa vào địa chỉ email của nhân viên. Hãy tạo bí danh sales@ thay vì dùng địa chỉ email abc@ mặc dù đây là người bán hàng duy nhất của bạn.
Bí danh thường miễn phí và không giới hạn và là một cách tuyệt vời để các doanh nghiệp nhỏ trông “lớn” hơn một chút. Ngoài hình thức, bí danh email còn giúp bạn không phụ thuộc vào một cá nhân bất kỳ nếu như họ nghỉ việc và sẽ bảo vệ doanh nghiệp trước thông tin sai lệch, khiếu nại nào đó..
3.7 Chọn một tên miền email quá dài
Hãy tạo điều kiện để email của bạn hiển thị đầy đủ khi gửi đến khách hàng bằng cách chọn một tên miền ngắn. Có thể bạn muốn cả trang web và email của mình sử dụng cùng một miền, tuy nhiên, nếu trang web chính có tên miền dài, hãy đăng ký phiên bản ngắn hơn cho email.
Kết
Việc sử dụng email theo tên miền riêng là một lựa chọn thông minh để xây dựng thương hiệu và tăng tính chuyên nghiệp cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả tối đa, cần tránh 7 sai lầm phổ biến khi sử dụng email theo tên miền. Bằng cách đảm bảo đăng ký và sử dụng email theo tên miền đúng cách, doanh nghiệp có thể tận dụng tối đa lợi ích và tích cực xây dựng quan hệ khách hàng và thương hiệu. Hãy nhớ áp dụng các nguyên tắc và sự cẩn thận nhất định khi sử dụng email theo tên miền.
Phanmembiz – trực thuộc BigIn JSC, là đối tác chính thức của Zoho tại Việt Nam. Chúng tôi cung cấp giải pháp Zoho Mail – email theo tên miền riêng có độ bảo mật cao với chi phí vô cùng hấp dẫn. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và hướng dẫn miễn phí tại đây.
Hoặc liên hệ ngay với chúng tôi qua:
Hotline: (+84) 981 710 440
Email: [email protected]
Địa chỉ: 138/30 Trương Công Định, Phường 14, Quận Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh
