Email công ty là gì? Cách đăng ký email công ty đơn giản nhất
Email công ty không chỉ tạo dựng tính chuyên nghiệp trong giao tiếp mà còn giúp bạn quản lý thông tin và liên lạc trong tổ chức một cách hiệu quả. Hãy tận dụng email công ty để nâng cao hình ảnh thương hiệu và tối ưu hóa công việc của bạn. Bài viết này sẽ giúp bạn biết cách đăng ký email công ty dễ dàng.
Nội Dung Chính
1. Email công ty là gì?
Email công ty, còn được gọi là email doanh nghiệp hoặc email tên miền công ty, thường có định dạng [email protected] trong đó “tenmiendoanhnghiep.com” là tên miền doanh nghiệp hoặc tổ chức.
Email công ty thường được sử dụng cho mục đích làm việc, liên lạc trong tổ chức, và trao đổi thông tin liên quan đến công việc. Nó tạo sự chuyên nghiệp và đồng nhất trong việc giao tiếp bên ngoài và bên trong tổ chức.
Email công ty cũng thường được quản lý và bảo mật bởi tổ chức để đảm bảo an toàn thông tin và dữ liệu quan trọng.
Tên miền trong địa chỉ email công ty thường phản ánh tên của tổ chức, doanh nghiệp hoặc trang web của họ, làm tăng tính nhận diện và thương hiệu của công ty trong giao tiếp điện tử.
2. Vì sao phải dùng email công ty?
Một trong những lợi ích lớn nhất của việc sử dụng email công ty là khả năng tạo ra một phương tiện giao tiếp chuyên nghiệp và đáng tin cậy giữa doanh nghiệp và khách hàng. Không chỉ là một công cụ truyền thông hiệu quả, email theo tên miền công ty còn là một công cụ quản lý thông tin mạnh mẽ, giúp tổ chức dễ dàng theo dõi, lưu trữ và quản lý các thông điệp và tương tác với khách hàng. Đồng thời, việc sử dụng email công ty cũng tạo ra một ấn tượng chuyên nghiệp và uy tín cho doanh nghiệp, giúp tăng cơ hội thu hút và giữ chân khách hàng.
Tạo ấn tượng chuyên nghiệp: Không chỉ giúp tạo ra ấn tượng chuyên nghiệp mà còn giúp tăng tính chính xác và nhận diện thương hiệu. Khách hàng và đối tác thường tin tưởng hơn vào thông điệp từ một địa chỉ email mang nhãn hiệu của doanh nghiệp, thể hiện sự chuyên nghiệp và sự quan tâm đến chi tiết từ phía công ty. Điều này cũng giúp tăng khả năng ghi nhớ và tạo ra sự nhận biết thương hiệu, từ đó tạo nên một ấn tượng tích cực và tăng khả năng thu hút khách hàng mới.
Quản lý dễ dàng: Với khả năng quản lý dễ dàng và hiệu quả, doanh nghiệp có thể tổ chức và lưu trữ các email một cách cấu trúc, giúp dễ dàng tìm kiếm và truy cập lại thông tin cần thiết. Điều này tạo ra sự tiện lợi và hiệu quả trong quản lý thông tin liên lạc của doanh nghiệp, đồng thời giúp tăng cường tính chính xác và tính toàn vẹn của dữ liệu.
Bảo mật thông tin: Sự bảo mật thông tin là một lợi ích quan trọng khi sử dụng email công ty. Các hệ thống này thường được cấu hình với các biện pháp bảo mật mạnh mẽ, bao gồm mã hóa dữ liệu, xác thực hai yếu tố và kiểm soát truy cập, giúp bảo vệ thông tin quan trọng của doanh nghiệp khỏi các mối đe dọa về an ninh mạng và truy cập trái phép. Điều này tạo ra một môi trường làm việc an toàn và đáng tin cậy, giúp doanh nghiệp yên tâm khi trao đổi thông tin quan trọng qua email.
Email tên miền công ty thường tích hợp tốt với các công cụ và ứng dụng khác trong môi trường làm việc của doanh nghiệp. Điều này tạo ra một môi trường làm việc đồng bộ và hiệu quả, giúp nhân viên dễ dàng truy cập và chia sẻ thông tin qua email một cách liền mạch với các công cụ và ứng dụng khác như lịch làm việc, ứng dụng quản lý công việc, hay hệ thống quản lý tài liệu. Sự tích hợp này không chỉ giúp tăng cường hiệu suất làm việc mà còn giúp tăng cường sự linh hoạt và hiệu quả của toàn bộ doanh nghiệp.
Tăng tính đồng nhất: Sử dụng email tên miền công ty giúp toàn bộ tổ chức có cùng một định dạng địa chỉ email, tạo tính đồng nhất trong giao tiếp nội bộ và bên ngoài.
Xây dựng thương hiệu: Tên miền trong địa chỉ email công ty thường phản ánh tên thương hiệu hoặc tổ chức, giúp tạo sự nhận diện thương hiệu mạnh mẽ.
Tạo email tuỳ chỉnh: Tự do tạo các địa chỉ email tùy chỉnh cho từng nhân viên hoặc bộ phận, ví dụ: [email protected], hoặc [email protected].
>>> Xem thêm: Tầm quan trọng của email doanh nghiệp
3. Cách đăng ký email công ty đơn giản
Chọn nhà cung cấp dịch vụ email: Đầu tiên, bạn cần chọn một nhà cung cấp dịch vụ email phù hợp với nhu cầu của công ty. Các nhà cung cấp phổ biến như Google Workspace, Microsoft 365, hay Zoho Mail thường cung cấp các gói dịch vụ email chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.
Chọn tên miền: Sau đó, bạn cần chọn tên miền cho địa chỉ email của công ty. Tên miền này thường phản ánh tên của công ty hoặc tên thương hiệu và phải đăng ký qua một nhà đăng ký tên miền.
Đăng ký gói dịch vụ: Bạn cần chọn gói dịch vụ email phù hợp với số lượng người dùng và tính năng cần thiết cho công ty của mình. Mỗi nhà cung cấp email sẽ có các gói dịch vụ khác nhau với các tính năng và mức giá khác nhau.
Cấu hình và sử dụng: Khi quá trình đăng ký hoàn tất, bạn sẽ nhận được hướng dẫn cấu hình email cho công ty từ nhà cung cấp dịch vụ. Sau khi cấu hình xong, bạn có thể bắt đầu sử dụng email công ty để gửi và nhận thư từ địa chỉ chính thức của mình.
Những lưu ý khi đăng ký email tên miền công ty:
Chọn nhà cung cấp dịch vụ đáng tin cậy: Chọn một nhà cung cấp dịch vụ email có uy tín và đáng tin cậy để đảm bảo rằng hệ thống email của bạn hoạt động ổn định và an toàn.
Xác thực tên miền (Domain Authentication): Thực hiện các bước xác thực tên miền để đảm bảo rằng email của bạn không bị xem là email spam và được giao diện email nhận dạng là tin cậy.
Xem xét các tính năng bổ sung: Xem xét việc sử dụng các tính năng bổ sung như bảo mật mạnh mẽ, sao lưu dữ liệu, tích hợp với ứng dụng khác để tối ưu hóa quản lý email của bạn.
Bảo mật thông tin: Đảm bảo rằng thông tin đăng ký của bạn được bảo mật và an toàn. Hãy chọn mật khẩu mạnh cho tài khoản email của bạn và không chia sẻ nó với người khác.
Cấu hình DNS: Đảm bảo rằng bạn đã cấu hình DNS đúng cách để email của bạn hoạt động một cách chính xác và không bị lỗi.
Nếu bạn muốn đăng ký và tạo email theo tên miền công ty mà không phải mất quá nhiều công sức, hãy liên hệ với Phanmembiz để được tư vấn và hướng dẫn một cách đơn giản và nhanh chóng nhất.
Hoặc bạn cũng có thể tạo email tên miền riêng miễn phí với Zoho Mail – một dịch vụ cho phép tạo email tên miền riêng miễn phí, phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ.
Gói Zoho Mail Free có các tiện ích:
– Email theo tên miền riêng
– Tối đa 5 người dùng, 5GB/người dùng
– Truy cập web và các ứng dụng di động miễn phí
– Giới hạn tệp đính kèm là 25MB
Nếu bạn có nhu cầu cao hơn thì hãy tham khảo và sử dụng các gói trả phí tại đây
Các bước tạo email theo tên miền với Zoho Mail
Bước 1: Thêm và xác minh tên miền hoặc mua tên miền mới với Zoho.
Bước 2: Thêm người dùng và tạo các tài khoản email theo tên miền riêng (hoặc) Nhập người dùng từ tập tin CSV hoặc từ Active Directory.
Bước 3: Tạo các tài khoản email theo tên miền cho nhóm, sử dụng danh sách phân phối để nhiều thành viên có thể nhận email từ các tài khoản dùng chung như [email protected] hoặc [email protected].
Bước 4: Cấu hình bản ghi MX của tên miền để hướng đến máy chủ của Zoho Mail, nhờ đó bạn có thể bắt đầu nhận email được gửi đến tài khoản theo tên miền của bạn trong Zoho.
Bước 5: Bắt đầu chuyển email cho nhiều người dùng cùng một lúc.
4. Kết
Việc sử dụng email công ty không chỉ tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp mà còn giúp tối ưu hóa giao tiếp nội bộ và ngoại việc, quản lý thông tin một cách hiệu quả hơn và đảm bảo tính bảo mật của dữ liệu quan trọng. Điều này đồng nghĩa với việc cung cấp một cơ hội để xây dựng hình ảnh thương hiệu mạnh mẽ và tạo ra mối quan hệ tích cực với khách hàng và đối tác.
Với các bước đơn giản để đăng ký email công ty và sử dụng nó trong công việc hàng ngày, bạn có thể tận dụng các lợi ích mà nó mang lại cho doanh nghiệp của bạn.
Phanmembiz – trực thuộc BigIn JSC, là đối tác chính thức của Zoho tại Việt Nam. Chúng tôi cung cấp giải pháp Zoho Mail – email công ty theo tên miền riêng có độ bảo mật cao với chi phí vô cùng hấp dẫn. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và hướng dẫn miễn phí tại đây.
Hoặc liên hệ ngay với chúng tôi qua:
Hotline: (+84) 981 710 440
Email: [email protected]
Địa chỉ: 138/30 Trương Công Định, Phường 14, Quận Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh
