Case Study: Ajinomoto Quản Lý Dự Án R&D Với Zoho Projects

Ajinomoto là tập đoàn đa quốc gia trong lĩnh vực thực phẩm và gia vị. Phòng R&D (nghiên cứu và phát triển) của Ajinomoto tại Việt Nam cần chuyển sang một phần mềm quản lý được dự án, lên timeline, lập kế hoạch phân bổ nguồn lực và theo dõi chi phí, thay cho cách quản lý hoàn toàn bằng Excel. Dự án được đội ngũ BigIn — đơn vị mà Phanmembiz trực thuộc — triển khai trên Zoho Projects.

Nghe qua, đây là một dự án "từ Excel lên phần mềm quản lý dự án" quen thuộc. Điều đáng phân tích không nằm ở chỗ Excel chậm còn phần mềm nhanh, mà ở chỗ bài toán thật của một phòng R&D không chỉ là tiến độ từng dự án, mà là ngân sách được cấp theo năm cho từng nhóm, trải trên nhiều dự án chạy song song. Đây là cấp quản lý mà phần ngân sách có sẵn của Zoho Projects không bao phủ, như phân tích bên dưới.

Vì sao Excel không đủ cho bài toán R&D nhiều nhóm, nhiều dự án

Trước khi triển khai, phòng R&D quản lý toàn bộ dự án bằng Excel — lên kế hoạch, phân công nhân sự, theo dõi chi phí. Mỗi lần cập nhật tiến độ, phân bổ lại nguồn lực hay tổng hợp chi phí đều phải thao tác tay trên nhiều bảng tính, tốn thời gian và dễ sai. Những giới hạn chung của cách làm này được phân tích trong bài 5 tác hại của quản lý dữ liệu bằng Excel. Với riêng một phòng R&D, có hai vấn đề nổi lên rõ nhất.

Dữ liệu nguồn lực phân mảnh giữa các file. Khi mỗi dự án có một file riêng, không ai trả lời ngay được câu hỏi "một nhân sự đang dành bao nhiêu thời gian cho bao nhiêu dự án cùng lúc, và chi phí của người đó đang dồn vào ngân sách của nhóm nào". Đây không phải chuyện riêng của một công ty: trong khảo sát của ITONICS với 143 lãnh đạo R&D, hơn hai phần ba đánh giá việc thiếu cái nhìn tổng quan về danh mục dự án, khoản đầu tư và hiệu quả R&D là vấn đề rất đáng kể; gần bảy trên mười chỉ ra tình trạng quá nhiều dự án chạy song song và nỗ lực trùng lặp giữa các dự án.

Không đối chiếu được kế hoạch với thực chi theo thời gian thực. Trên Excel, so ngân sách đã cấp cho một nhóm với chi phí đã phát sinh thường phải làm tay — chép số liệu từ nhiều file dự án về một file tổng hợp, và dễ lệch nếu ai đó quên cập nhật. Cái giá của việc dự án chạy kém không nhỏ: theo báo cáo Pulse of the Profession 2021 của PMI, trung bình 9,4% vốn đầu tư vào dự án bị lãng phí do hiệu suất dự án kém — trễ hạn, vượt ngân sách, phình phạm vi. Đây là số liệu chung toàn cầu, không phải số đo về Ajinomoto, nhưng cho thấy vì sao việc nhìn được ngân sách theo thời gian thực đáng đầu tư.

Giải pháp: Zoho Projects, và phần quan trọng nhất là phần tùy chỉnh

Phần dùng tính năng có sẵn. Trên Zoho Projects, đội R&D lên kế hoạch, phân công công việc cho từng bộ phận và nhân sự, theo dõi bằng biểu đồ Gantt. Các automation được thiết lập để hệ thống chạy đúng luồng nghiệp vụ mà Ajinomoto đã định nghĩa, thay vì áp một quy trình mẫu không khớp với cách phòng ban vận hành. Cách lập kế hoạch nguồn lực trong dự án được bàn thêm trong bài quản trị nguồn lực trong dự án.

Phần phải tự xây. BigIn xây thêm các báo cáo phân bổ chi phí dựa trên ngân sách hằng năm mà mỗi nhóm được cấp, cho thấy chi phí đã dùng và ngân sách còn lại của từng nhóm, để phòng R&D theo dõi và chủ động cân đối.

Vì sao phần ngân sách theo nhóm phải tùy chỉnh

Cần nói chính xác ở đây. Zoho Projects có sẵn tính năng ngân sách khá đầy đủ ở cấp dự án: đặt ngân sách theo số tiền hoặc số giờ cho dự án, mốc và công việc; tính chi phí kế hoạch và thực tế theo đơn giá từng nhân sự; báo cáo kế hoạch so với thực tế; cảnh báo khi vượt ngưỡng.

Điều Ajinomoto cần lại nằm ở cấp cao hơn: một khoản ngân sách năm cấp cho từng nhóm, được nhiều dự án của nhóm đó cùng sử dụng, và phải biết ngay nhóm còn bao nhiêu. Cấu trúc ngân sách nội bộ kiểu này khác nhau ở mỗi tổ chức và không phải cấu hình có sẵn trong phần ngân sách dự án — nên BigIn phải xây báo cáo riêng, lấy dữ liệu chi phí từ các dự án rồi gộp lên theo nhóm và theo năm tài chính.

Điều này cũng giải thích vì sao yêu cầu ban đầu khá phức tạp và cần nhiều vòng trao đổi: phần khó nhất thường không phải cấu hình kỹ thuật, mà là hai bên cùng định nghĩa rõ cách ngân sách năm được phân xuống từng dự án — một quy tắc mà nhiều tổ chức vẫn vận hành theo thói quen chứ chưa viết ra thành văn bản.

Khó khăn trong quá trình triển khai

Dự án không phải kiểu "triển khai xong là chạy êm". Ngay từ đầu, đội triển khai phải thử nhiều phương án thay thế trước khi tìm ra cách phù hợp. Thách thức lớn nhất là cân bằng giữa những gì Zoho Projects hỗ trợ sẵn và nhu cầu cụ thể của Ajinomoto, và việc định nghĩa lại yêu cầu qua lại giữa hai bên khá tốn thời gian. Với một hệ thống tùy chỉnh sâu, đó là giai đoạn khó tránh: chỉ khi làm rõ được cấu trúc ngân sách theo nhóm thì báo cáo mới phản ánh đúng thực tế, thay vì chỉ số hóa lại nguyên trạng cách làm trên Excel.

Kết quả sau triển khai

Phòng R&D đã chuyển từ các bảng tính rời rạc sang một hệ thống chung, nơi kế hoạch, phân công, tiến độ và tình hình sử dụng ngân sách của từng nhóm nằm cùng một chỗ. Hiện chưa có số liệu định lượng hay phát biểu chính thức từ khách hàng để công bố.

Tín hiệu rõ nhất là Ajinomoto đã đề xuất triển khai dự án tiếp theo với BigIn. Với một tập đoàn có quy trình phê duyệt ngân sách chặt chẽ, quyết định tiếp tục đầu tư vào dự án kế tiếp đòi hỏi nội bộ khách hàng tin vào giá trị đã nhận được — một chỉ báo có trọng lượng, dù không trình bày được bằng một câu trích dẫn hay một con số phần trăm.

Bài học cho phòng ban đang cân nhắc rời Excel

Đừng chỉ hỏi phần mềm có quản lý được dự án không, mà hỏi nó có theo dõi được ngân sách theo đúng cấu trúc tổ chức của mình không. Phần mềm quản lý dự án thường trả lời tốt câu thứ nhất và có ngân sách ở cấp dự án; ngân sách chia sẻ giữa nhiều dự án theo nhóm hay theo năm tài chính thường cần tùy chỉnh, vì cấu trúc này mỗi tổ chức một khác.

Chuẩn bị cho việc định nghĩa yêu cầu tốn thời gian hơn cấu hình kỹ thuật, nhất là khi cách phân bổ ngân sách năm xuống từng dự án chưa từng được viết thành quy tắc rõ ràng. Việc phải trả lời câu hỏi này cho đội triển khai thường là lần đầu tổ chức làm rõ quy tắc ngân sách nội bộ của chính mình.

Đánh giá một hệ thống nội bộ qua hành vi tiếp theo của người ra quyết định — có tiếp tục đầu tư hay không — chứ không chỉ qua lời khen.

Phòng ban của bạn có gặp vấn đề tương tự không

Nếu phòng ban của bạn — R&D, vận hành, hay bộ phận nào quản lý nhiều dự án song song bằng ngân sách cấp theo năm cho từng nhóm — vẫn dùng Excel và khó trả lời nhanh câu "nhóm này còn bao nhiêu ngân sách", đội ngũ Phanmembiz có thể cùng bạn đánh giá cấu trúc ngân sách hiện tại và đề xuất cách tùy chỉnh Zoho Projects cho đúng cấu trúc đó. Xem thêm về Zoho Projects tại Phanmembiz hoặc đặt lịch tư vấn miễn phí.